Saat Dişlileri

ZAMAN YÖNETİMİ
GTD İLE DAHA FAZLASINI YAPIN

Zaman yönetimi - Zamanınızı verimli kullanın

Zaman yönetimi, önemli şeyler için zamana sahip olmak, onları odaklanarak tamamlamak ve işten sonra devam etmemeyi başarabilmek hedefine ulaşılmasını sağlar.

Çağımızın bir sorunu olarak "vakit bulamamak"

“Üzgünüm, zamanım yok!” Bu cümleyi günlük hayatın koşuşturmacasında ne sıklıkta duyuyorsunuz? Ya da belki kendimiz bu cevabı veriyoruz. Avusturyalı bir şair olan Ernst Ferstl bir keresinde şöyle yazmıştı: “Yoksulluğun en modern biçimi zamana sahip olmamaktır.” Gerçekten de zaman sorunu şimdiden bir salgın haline geldi.

Zamanınız yoksa, artık görevlerinizi takip edemezsiniz.  E-posta gelen kutunuz taşar. Masada da zihinde de bir kaos vardır. Hayal kırıklığına uğramış yüzler bize aile ve arkadaşların arka plana atıldığını hatırlatır. Kalbimizden geçen istekler/arzular umutsuzca kaybolur.

Yoksulluğun en modern biçimi zaman bulamamaktır.

- Ernst Ferstl

Bu nedenle, daha iyi “zaman yönetimi” için ipuçlarının her yerde bulunması şaşırtıcı değildir. Kitaplar, koçluk görüşmeleri, eğitimler ve uygulamalar, tükenen toplumdaki en büyük sorunu çözmemizi vaat ediyor. Hızlı ve rahat çalışmak için daha fazla zaman. Aile ve arkadaşlar için daha fazla zaman. Ve hepsinden önemlisi, bizim için gerçekten önemli olan şeyler için daha fazla zaman.

ZAMAN YÖNETİMİ Mİ ÖZ YÖNETİM Mİ?

Akıllı Saat

Açıkçası kişisel zaman yönetimi diye bir şey yoktur. Ne kadar iyi düşünülmüş olursa olsun, hiçbir ilke veya yöntemle zamanı yoktan var edemeyiz. 48 saatlik bir iş günü bu nedenle bir imkansızlık olarak kalır. Bu karışıklığın sorumlusu “zaman yönetimi” teriminin kendisidir.

 

Bir saat bir saattir ve bir hafta bir haftadır. Zaman yönetiminin gerçekte ne anlama geldiği, zamanımızı nasıl yönettiğimizdir. Ya da daha net söylemek gerekirse kendimizi nasıl yönettiğimizdir. Bunu anladığımız anda, verimli ve etkili bir şekilde planlayabileceğiniz bir yaşam yolundasınız demektir. O zaman en önemli prensibi zaten anladınız:

Zaman yönetimi gerçekte kendi kendini yönetmektir.

Bu ilke birkaç kelime ile anlatılıyor. Kendinizi daha iyi organize ettiğiniz, öncelikler belirlediğiniz ve güvenilir bir sistemle yaşayıp çalıştığınız ilk anda başarılar ortaya çıkacaktır.

Peki bu somut olarak ne anlama geliyor?

  • Bundan sonra projeleri zamanında bitirirsiniz.

  • Listenizdeki görevler giderecek azalır.

  • Fazla mesai yapmak söz konusu olmaz.

  • Günün sonu, akşam 8’den önce rahatlamış bir zihinle başlar.

  • Zihnin evde olduğu ilk hafta sonu sabırsızlıkla beklenir.

Stresli, telaşlı bir tempo ile akıcı bir dinginlik arasında kararı ne saat ne de takvim verebilir. Önemli olan şudur; zamanınızla ne yapıyorsunuz? Haftada yedi kez bize sunulan 24 saati nasıl değerlendiriyorsunuz? Bunları bir plan ve hedefle mi kullanıyorsunuz yoksa boşa harcayıp zamanı kaybediyor musunuz?

 
Zamanlama

Zaman yönetimine neden ihtiyacınız var?

Elbette, her birimiz daha fazla zaman isteriz. Ama tam olarak ne için? Ve bunun için nasıl bir yol izlenir?

  • Zamandan tasarruf etmenize yardımcı olan bir iş akışını içselleştirin.

  • Gerçekten önemli şeylere odaklanabilmek için yavaşlamayı öğrenin.

  • Takvim yönetiminizi optimize edin.

  • Ulaşmak istediğiniz kişisel kilometre taşlarını belirleyin.

  • Motivasyonlarınızı ve görevlerinizi düşünün ve zamanınızı ne ile doldurmak istediğinize karar verin.

 

Zaman Yönetimi ipuçları: Zaman Hedeflerinize ulaşmak

Çalışmanızı bu yaklaşımın ilkelerine göre yaşamaya ve düzenlemeye başladığınızda, daha fazla zamanın, daha az stresin ve daha fazla başarının tadını çıkaracaksınız. Önemli hedeflerinize daha hızlı ve daha tutarlı bir şekilde ulaşacaksınız.

Bu noktada önemli adımlardan biri proje listelerini tutmaktır. Sadece işteki görevler için değil, özel hayatınız da dahil olmak üzere tüm hayatınız için proje listeleriniz olmalıdır. GTD’nin geliştiricisi David Allen için projeler, başarının ve bütünsel öz yönetimin yapı taşlarıdır. Bir proje, birden fazla adımdan oluşan ve hedef olarak istenen bir sonucu olan herhangi bir şeydir. Örneğin, çocuklarınızın doğum günü partisi ya da oturma odanızın duvarı için yeni bir renk olabilir.

Ancak, GTD daha da ileri gider. Mesele projeleri tanımlamak değil, bir sonraki aksiyonu doğrudan belirlemektir.

Yapılacak sıradaki şey nedir? Davetiye yazmak mı? Hırdavatçıdan boya almak mı? Ya da önce kardeşinizi aramak ve onun için bir iyilik yapmak mı? Bir sonraki adımı belirleyerek zihninizde netlik oluşturacak ve kendinizi doğru yola yönlendireceksiniz, çünkü projenize devam etmek için ne zaman vaktiniz olursa, bir sonraki görevi zaten tanımlamış olduğunuzdan hemen halledebilirsiniz. 

Kendinizi sıkıcı, tekrarlanan düşünce sürecinden kurtarmış olursunuz. Kağıt üzerinde çok daha iyi saklanan ayrıntıları hatırlamak, eve dönerken kolayca yapabileceğiniz şeyleri unutmak söz konusu bile olmaz. İçsel rahatlama ve kazanılan odak için GTD, size özel bir yöntem önerir.

1

2

GTD İLE GÜNLÜK VE HAFTALIK PLANLAMA

Zaman milyoneri olmanın kesin yolu zamanımızı planlamaktır. Daha doğrusu, zamanımızın içinde ne yaptığımızı, günlük ve haftalık plandaki randevularımızı ve görevlerimizi nasıl yönettiğimiz önemlidir. Planlamada bir dakikanın uygulamada 10 dakika kazandırdığı kanıtlanmıştır. Bu, on değil, yüz değil, yüzde bin getiri sağlar!

GTD, planlama ve sürdürme sanatını en üst düzeyde aktaran bir sistemdir. Öz yönetim felsefesi ve uygulamasında etkileri benzersizdir. Basit ve akılda kalıcı 5 aşamaya dayalı olarak, zamanınız ve dikkatiniz gibi değerli kaynaklarınızı alan her şeyle başa çıkmak için talimatları  bulacaksınız.

Ekran Resmi 2021-07-24 21.03.49.png

1

2

3

4

5

Zihninizi rahatlatın. Bir görevi temsil eden şeyleri veya takip etmek istediğiniz şeyleri bir araya toplayın. Notlar, e-postalar, mesajlar, alışveriş listeleri, düşünceler, endişeler veya fikirler.

Toparlanan her öğeyi adım adım değerlendirin. Şu soruları sorun: Herhangi bir işlem gerektiriyor mu yoksa imha edebilir miyim? Bunu hemen yapabilir miyim yoksa birkaç adıma mı ihtiyacım var? Yoksa bu benim işim değil ve bir meslektaşıma devredebilir miyim?

Değerlendirilen her öğeyi uygun kategoriye ayırın. Örneğin; e-postalar yalnızca internetiniz varsa yanıtlanabilir ya da yakınınızda bir telefon olduğunda arama yapabilirsiniz veya sadece dışarıdayken alışverişe çıkabilirsiniz.

Tüm kategorileri gözden geçirmek hiçbir şeyi unutmamanızı sağlar. Haftada bir kez tüm sisteminizin eksiksiz olup olmadığını kontrol edin. Önemsiz öğeleri silmek, bir şeyleri kaçırmaktan daha iyidir.

Bireysel görevleri tamamlayın. Sisteminiz, doğru ve önemli görevi seçmenizde size destek olur. Bu aşamadaki kısıtlayıcı kriterler bağlam, zaman ve kaynaklardır.

BİR SONRAKİ AKSİYON İÇİN ODAKLANMANIN İNANILMAZ GÜCÜ

Parlak Fikir Ampul

Şu sıralar zihninizden en çok ne geçiyor? Hangi sorunla karşılaşıyorsunuz? Belli bir fikre alışık mısınız? Zihninizde başka neler büyük bir yer kaplıyor?

Belki de hala karar verilmesi gereken bir tatil yolculuğu yaklaşıyor. Belki iş arkadaşınızın gönderdiği bir e-posta sesi duydunuz ve bir fiyaskoya hazırlanmanız gerekiyor. Veya kesinlikle uygulanabilir olduğunu düşündüğünüz heyecan verici bir iş fikriniz var.

Her ne ise, şimdi bir kalem kağıt alın ve yazın veya akıllı telefonunuza yazın. Tek bir cümlede, durumun dönüşmesini istediğiniz sonucu belirtin. Bu projeyi bitmiş olarak işaretlemeniz için ne olması gerekiyor?

“Yunan adalarında her şey dahil bir tatil rezervasyonu yapın” veya “X Müşteriniz hakkında bilgi edinin” veya “Bahçe ürünlerinin satışı için online bir mağaza oluşturun” gibi basit bir şekilde belirtilebilir.

Zamanımız olmadığı için çoğu zaman işleri halletmiyoruz.
Onları yapmıyoruz çünkü onlarla ne yapacağımızı tanımlamadık.

- David Allen

Bunu yaptıktan sonra, sizi hedeflediğiniz sonuca yaklaştıracak bir sonraki fiziksel aksiyonu yazın. Hayatınızda bu projeyi tamamlamaktan başka yapacak bir şeyiniz olmasaydı, şimdi hangi görünür aksiyonu gerçekleştirirdiniz?

  • … birini ara?

  • … internet üzerinden araştırma yap?

  • … 10 dakikalık bir beyin fırtınası yap?

 

Her ne ise, bir sonraki aksiyonu da kağıda yazın.

Bu alıştırmayı yaptığınız zaman, muhtemelen GTD seminerine katılmış çoğu kişi gibi hissedeceksiniz, daha fazla odaklanma ve kontrol sahibi olacaksınız. Önemli bir konuyu kontrol altında tutmanın verdiği güven duygusu ve onunla birlikte gelen rahatlama hissini fark edeceksiniz.

Bu sadece buzdağının görünen kısmı. 30 yıllık deneyime dayanan David Allen’ın zaman ve öz yönetim yaklaşımı, bireylerin ve şirketlerin maksimum çıktı/sonuç elde etmelerine yardımcı oluyor. Zaman eksikliği ve dikkat dağınıklığının hakim olduğu bir dünyada, doğru sistemleri ve yöntemleri kullanarak birçok kişinin tahmin ettiğinden daha iyi bir algısal yeti elde edebilirsiniz.

 
 

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.