Work Desk

GTD İLE
ÇALIŞMA YAPISI OLUŞTURMAK

Yapılandırılmış çalışma, hayatı nasıl kolaylaştırır?

Masanızın üzerinde notlar var, bir yandan telefon çalıyor, kapı zilinin de sesini duyuyorsunuz ve tabii ki hepsi aynı anda gerçekleşiyor. Bu kargaşada zaman zaman tüm görevleri titizlikle ve zamanında tamamlamakta zorlanmanız şaşırtıcı olmaz. İhtiyaç duyulan şey, günlük (iş) yaşamınıza daha fazla yapı kazandıran bir süreçtir.

GTD, öz yönetim yönteminin 5 adımı, yaklaşan görevleri daha iyi kavramanıza, yapılandırılmış bir şekilde çalışmanıza ve sonuç olarak gerçekten önemli olan şeyler için kafanızı boşaltmanıza yardımcı olur.

Meydan okuma

Ofiste veya evde çalışma masanızda dosyalar birikiyor, birkaç dakikada bir yeni bir e-posta geliyor ve telefon çalmaya devam ediyor. Acilen bir sunum hazırlamanız gerekiyor ve bir iş arkadaşınız gelecek haftaki konferansın ayrıntılarını acilen sizinle görüşmek için bekliyor. Bunlar bir çoğumuzun yaşadığı durumlar değil mi?

Çoğu insanın günlük işi, yapılması gereken görevlerle doludur ve çalışma günleri bunlar için genellikle yeterli değildir. Sonuç: motivasyon azalır, önceliklerin belirlenmesi başarısız olur ve geride yapılması gerekenden çok daha fazla iş kalır.

Ve bu sadece profesyoneller için değil, aynı zamanda özel günlük yaşam için de geçerlidir, çünkü akşamları ve hafta sonları yapılacak çok şey vardır. Çocuklara ev ödevlerinde yardımcı olmak ve mutfak alışverişini halletmek, evi toplamak, aileyi ziyaret etmek ya da spor yapmak bunlardan bazıları olabilir. Pek çok insanın stres, gerginlik veya aşırı taleplerden dolayı baskı hissetmesine şaşırmamak gerekir. Araştırmalar Türkiye’de neredeyse her 10 çalışandan 9'unun işte stres hissettiğini gösteriyor.

Bu durum, uzun vadede, işin kalitesi, kariyer ve nihayetinde fiziksel ve psikolojik sağlık üzerinde olumsuz bir etkiye sebep oluyor. Bunun yanında, bu olumsuz etki, günümüzün yaygın hastalıklarından birine, kronik sırt problemlerinden tükenmişlik sendromuna kadar yakalanma riskini ciddi şekilde artırıyor.

Bu tuzaktan kaçınmanız için size destek sunuyoruz. İş akışınızı nasıl yapılandıracağınızı öğrenip hayatınıza en kısa zamanda entegre edin.

Dizüstü ile çalışma

GTD ile yapılandırılmış çalışma yöntemi

GTD, yalnızca çalışma yönteminiz için daha fazla yapı kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda uzun vadede stresi ortadan kaldırır ve üretkenliği gözle görülür şekilde artırır. 

GTD ile kazanımlarınız:

  • Tüm görevlere ve sorumluluklara genel bakış

  • Günlük rutinde görevlerin daha iyi önceliklendirilmesi

  • Daha iyi karar verme yeteneği

  • Daha fazla güven duygusu, kontrol hissi ve bakış açısı

  • Daha etkili zaman yönetimi

  • Fikirler ve hayattaki gerçekten önemli şeyler için daha fazla alan ve yaratıcılık

Kendini yönetme yöntemi GTD

Dünyaca ünlü yönetim danışmanı David Allen tarafından geliştirilen GTD, öz yönetimin nasıl uygulanacağı, stres seviyelerinin nasıl azaltılacağı ve kişinin kendi üretkenliğini ve yaratıcılığını nasıl artıracağı konusunda cevaplar sağlar. Allen’a göre; bir şeyleri zihninden çıkarmak için zihnini kullanmalısın.

Bir şeyleri zihninden çıkarmak için zihnini kullanmalısın.

Kastettiğini şey aslında oldukça basit; zihninizde tuttuğunuz her şey, uzun vadede bunları unutma korkusuyla sizi çıldırma noktasına getirir. Bunun yerine düşünmeniz gereken şeyleri güvenilir bir yerde yazılı olarak kayıt altına almanızı öneriyor. Böylece zihninizin kapasitesini etkin bir şekilde kullanır ve aynı zamanda değerli düşüncelerin, sonuçların ve kararların artık kaybolmadığından emin olduğunuz için rahatlama hissedersiniz.

GTD'nin amacı, önce tüm kişisel görevler üzerinde kontrol kazanmak, ardından bireysel görevlerin gerçekte ne için kullanıldığını tanıyarak kişisel refahı artırmaktır. GTD'nin merkezinde, yapılandırılmış çalışmanın başarılı olmasını sağlamak için pratik öneriler, ipuçları ve püf noktaları bulunur.

GTD’nin 5 adımı:

man running up steps_edited.jpg

Aksiyonlarınız, randevularınız ve görevleriniz üzerinde kontrol sahibi olmak için her şeyden önce kapsamlı ve eksiksiz bir genel bakış elde etmek önemlidir. Bunu ve çok daha fazlasını aşağıdaki beş aşamada yapabilirsiniz.

 

Bu 5 adım ile;

  • Birçok insanın kişisel organizasyonundaki zayıf noktaların nasıl giderildiği ve yapılandırılmış işlerin nasıl çalıştığını öğrenecek,

  • Daha verimli olmak için 5 aşamanın nasıl uygulandığını görecek,

  • Çalışırken ve boş zamanlarınızda stresinizi nasıl azaltabileceğinizi fark edeceksiniz.

1.Adım: Toparlama

Her şeyden önce, her geçen gün daha da hızlı hale gelen toplumumuzda her gün üzerimize çöken bilgi selini yakalamak veya toplamak ve kavramak önemlidir. Bu, zihninizin artık o kadar dolu olmadığı ve daha yapılandırılmış bir şekilde çalışabileceğiniz anlamına gelir ve çok güzel bir histir!

 

Bu duygunun tadını çıkarabilmeniz için, e-postalardan, notlardan, telefon mesajlarından veya makalelerden gelen tüm bilgiler arasından gerçekten gerekli bilgileri filtrelemek için yeterli zaman ayırmalısınız. Bunu yapmanın en iyi yolu, bu bilgiyi yazmaktır. Ayrıca zihninizde dolaşan ve dikkatinizi çeken düşünceleri de mutlaka yazın. Bu düşünce toparlamasının zihninizi son derece rahatlattığını hemen fark edeceksiniz.

Ek profesyonel ipucu: Her şeyin birikebileceği tek bir gelen kutusu temin edin. Eşyaların saklanabileceği (fiziksel veya dijital) ne kadar az yer varsa, toparlama o kadar başarılı ve eksiksiz olacaktır.

2. Adım: Değerlendirme

İkinci adım, toparlanmış tüm düşüncelerdeki her bir noktayı belirli bir prosedüre göre değerlendirmekle ilgilidir. Aşağıdaki soruların yanıtlanması gerekir:

 

1. Bu nedir? Belki bir randevu, geleceğe yönelik bir fikir veya uzun zamandır değer verdiğiniz bir plan veya bir dilek? Ya da uzun zamandır sizi meşgul eden bir konu?

2. Aksiyon alınabilir mi, yani onunla bir şey yapılması gerekiyor mu? Bu sorunun sadece iki cevabı var: evet ya da hayır. Bu, soruyla başa çıkmayı kolaylaştırır. Herhangi bir işlem gerekmiyorsa, ya çöp sepetine aittir ya da sonraki projeler ve fikirler için yeniden gözden geçirilmesi gerekiyorsa referans materyali olarak kalabilir. Bu bile şimdiden biraz rahatlama getiriyor!

1

2

Aksiyon gerektirip gerektirmediği sorusu hemen bir rahatlama getirir: evet ya da hayır.
Hayır mı? Peki, o zaman zihninizden çıkarın.

Aksiyon gerekiyorsa da sorun yok. Bu görevi iki dakika içinde tamamlayabilir misiniz? Evet ise, o zaman hemen yapın.

Bu görev için doğru irtibat kişisi siz değilseniz, bir iş arkadaşınıza devredebilirsiniz. Hemen devredin.

Aksi takdirde, görevin gerektirdiği bir sonraki adımı planlayın. Bunu yapmanın en iyi yolu, bunu somut ve görünür bir adım olarak doğru fiilleri içeren kısa bir cümlede yazmaktır. Örneğin: "Deepinsula şirketi ile bir randevu ayarla" veya: "Salı günü için sunumu tamamla."

Eğer, yapılması gerekli tek bir sonraki adım yoksa ve görevi tamamlamak 12 aydan fazla sürüyorsa, bu bir projedir.

3. Adım: Organize etme

Çok az insan yapılacaklar listesi oluşturmak ve adımları yazmak ile ilgili sorun yaşar. Ancak, listedeki her şeyin işlenmeden kalması ve zamanla kaybolması sorun oluşturur. Bu nedenle, zaten çaba sarf ettiyseniz ve yapılacaklar listeleri oluşturduysanız (GTD bunlara görev listeleri olarak atıfta bulunur), sonraki adımlarınızı bağlamla ilgili listelere veya kategorilere atamak en iyisidir.

 

Örneğin: "Yeni bir beyaz gömlek satın al" adımı "İşle ilgili" kategorisine aittir. "Vergi danışmanını ara" aksiyonu "Aramalar" listesine, adreslerin güncellenmesi işi ise " Bilgisayardaki işler" kategorisinde yer almalıdır. Aileye gönderilen bir kargo, mantıksal olarak "Özel işler" listesinde bulunmalıdır. David Allen, kitabında yapılandırılmış çalışmayı kolaylaştıran bazı yararlı kategorileri bir araya getirdi. Hangi listelerin veya kategorilerin sizin için en iyisi olduğu elbette size kalmış.

Yukarıda açıklanan projeler için ayrı bir kategori oluşturmanızı öneririz. Bu kategoriye, bir proje bittiğinde neye benzediğini ve nihai hedefi de mutlaka yazın. Örneğin, "Yeni ofise geçiş tamamlandı ve tüm çalışma arkadaşları harika bir ortamda sorunsuz çalışabiliyor". Bir sonraki adımın ne olduğu (ofis mobilyası için teklif al) yine projeye değil, uygun kategoriye (bilgisayardaki işler) atanır.

3

folders.JPG

4. Adım: Yansıtma

"Düzen hayatın yarısıdır". Bu bilge eski söz, günümüz dünyasında listeleriniz, takvim girişleriniz ve gelen kutularınız söz konusu olsa bile güncelliğinden hiçbir şey kaybetmemiştir. Bu yüzden bunları düzenli olarak gözden geçirerek düzenli tutun ve sıralamayı unutmayın! İlgisi olmayan her şeyi atın veya silin! Yakın gelecekte olacak şeyleri şimdiden planlamaya başlayabilirsiniz. Artık içinizden geçen her şey üzerinde çalışıyorsunuz.

 Deneyimler, biraz zaman alsa bile, düzenli gözden geçirme ve sıralama işlemini, mümkün olduğunca sık, haftada en az bir kez olacak şekilde tekrarlamanın en iyisi olduğunu göstermektedir.

4

5. Adım: Uygulama

Beş adımdan sonuncusu, daha önce kendi tanımladığınız şeyleri yapmakla ilgili olan adımdır. Peki ama hangi sırayla yapılmalı, hangisinin önceliği var? Önceden oluşturulmuş bağlam listesi burada devreye girer. Bu nedenle, şu anda ofisteyseniz, o zaman mantıklı bir şekilde dikkatinizi şu anda gerçekten ilgilenebileceğiniz bir kategoriye verin ve Deepinsula ile randevu ayarlayın!

Listeye bir şey eklemek istemiyorsanız, şu anda “Günlük işler” listesi için endişelenmeyin. Artık İstanbul’dan Ankara’ya giden uçakta, "Aramalar" listesini bilinçli şekilde unutabilir, ancak yaklaşan görevleri "Hareket halindeyken bilgisayarda" kategorisine bakarak halledebilirsiniz. Böylece zihninizi yalnızca gerçekleştirilebilir görevlerle beslersiniz.

5

Sadece o an için geçerli olan listeye bakın ve
zaten yapamayacağınız şeylerle zihninizi meşgul etmeyin.

Son olarak, önemli bir ipucu; günün sonundan kısa bir süre önce, bir hafta sonu veya tatilden önce, gelecek yıl için bütçe planlaması veya yıl dönümü galası için konsept gibi daha büyük projelerle başlamak mantıklı değildir. Bu sadece stres yaratır.

Öncelikleri belirleme konusunda size bir ipucumuz var; daima size en uygun olan, yeterli zamanınızın olduğu ve mevcut enerji seviyenize uyan kategoriden bir görev seçin.

Sizlere mutlu çalışmalar, yapılandırılmış işlerde iyi şanslar ve mümkün olan en düşük stres seviyesini diliyoruz!

 
 
 

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.