Kurul Toplantısı

TOPLANTILARIN BİRÇOĞU HİÇBİR KATKI SAĞLAMAZ
GTD İLE TOPLANTI KÜLTÜRÜNÜ GELİŞTİRİN

Toplantıları verimli hale getirmek - Toplantı kültürünüz için 8 etkili ipucu

Öz yönetim yönteminin amacı, kendi işinizi ve özel hayatınızı kolay ve eğlenceli bir şekilde yönetmek ve kendinizi verimli, stressiz ve daha üretken bir şekilde organize etmek için stratejiler geliştirmektir. Bu başlı başına büyük bir görev ve GTD burada bir çözüm sunuyor. Peki bu çözüm örneğin toplantılarda birlikte nasıl çalışır?

Toplantılar çoğu şirkette günlük işlerin bir parçasıdır. Genellikle sevilmeyen aktivitelerdir ancak çalışanlar, zamanlarını mantıklı kullandıklarını hissetmeden kendilerini bir toplantıdan diğerine sürüklerler.

Şirketinizde bir toplantı kültürü oluşturmak ve geliştirmek için biraz zaman ayırın ve bundan ne kadar yararlanabileceğinizi öğrenin!

 

Bu yazıda şunları öğreneceksiniz:

Gündelik İş Toplantısı

GTD'nin şirketiniz üzerindeki etkileri

GTD'nin şirketinize sağlayabileceği avantajlar çok çeşitlidir ve toplantı kültürünün çok ötesine geçer:

  • Performans artışı

  • Her bir ekip üyesinin uygun terfi alması ve böylece ekipte artan motivasyon

  • Görev baskısı ve stres seviyelerinin azalması

  • Ekip içinde verimli bir şekilde zorlukların üstesinden gelebilme

  • Kurumsal amaca yönelik hedef ve sonuç yönelimi gücünün artışı

  • Takım gelişiminin teşvik edilmesi.

Neden çoğu toplantı işe yaramıyor?

Katılımcıların toplantı sonrası odadan sıkılmış, hüsrana uğramış veya sinirlenmiş olarak ayrıldığı, önemli sonuçları olmayan toplantıları hepimiz biliriz.

 

Verimsiz toplantıların nedenleri:

 

  • Toplantı için ayrılmış süre etkin bir şekilde kullanılmaz veya çok uzun ayarlanmıştır

  • Toplantının amacı belli değildir

  • Toplantı hazırlığı olmadığı için içerik konusunda netlik yoktur

  • Çok fazla ve/veya yanlış katılımcı davet edilir

  • İlgili veya hiç ilgisi olmayan veya sorumlu kişinin toplantıya katılmadığı konular tartışılır

  • Bireysel katılımlar kontrolden çıkar ve bu da zaman baskısı yaratır

  • Eşit olmayan konuşma süreleri ve bazı iş arkadaşların bireysel tavırları söz konusudur.

  • Toplantı kurallarının ve yapılarının eksiktir

  • Sonraki adımlar net olmadığı ve yazılacak toplantı notu olmadığı için toplantı sonrasında herhangi bir aksiyon alınmaz.

 

Yukarıda bahsedilen durumlardan biri size tanıdık geliyor mu? O zaman GTD'den bireysel ipuçlarıyla bir sonraki toplantınızın verimliliğini nasıl önemli ölçüde artırabileceğinizi mutlaka okuyun.

GTD'nin yardımıyla toplantıları daha verimli hale getirin

Kişisel üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmak için bireysel olarak yapılandırılabilir bir sistem olarak GTD, birkaç basit ipucu ile toplantı tasarımına aktarılabilir.

toplantı odası

Toplantı saatini doğru planlayın

Toplantının süresini yalnızca gerçekçi olduğunu düşündüğünüz şekilde hesaplayın. Her toplantı için 60 dakika planlamak gerçekten gerekli mi? Yoksa 45 dakika içinde de mümkün mü? Günde 4 toplantınız varsa ve bunları 60 dakika yerine sadece 45 dakika ile planlıyorsanız, diğer etkinlikler için günde fazladan bir saatiniz olur! Böylece kendi takviminizi ve ilgili herkesin takvimini kullanabilirsiniz. Bu, katılımcıların toplantıya motive olarak gelmelerini sağlar.

Önemli not: Toplantı için ayrılan süreye kesinlikle uyun. Aksi takdirde bir “toplantı zaten olduğundan daha uzun sürecek” ve bunun sonucunda zaman baskısı oluşacaktır.

Gerekli tüm katılımcıların davet edin

Yalnızca ilgili konularda önemli ve gerekli kişileri davet edin. Karar alınması gerekiyorsa, toplantı ancak karar vericilerin de konuyla ilgili hazır bulunması halinde mümkündür.

Daha az katılımcıyla ve konunun gerçekten alakalı olduğu katılımcılarla yapılan toplantılar daha verimlidir. Ayrıca bu, iş arkadaşlarınızın zamanına saygı gösterildiğinin de bir ifadesidir.

Bazen dışarıdan iyi bir bakış açısına sahip ve konuyla ilgili yeni fikirler sağlayabilen ek bir kişiyi davet etmek mantıklı olabilir.

Bu arada, bu e-postaları ele alma şeklinize bağlıdır: Her zaman sadece e-postayı gerçekten okuması gereken ve diğerlerini önemsiz bilgiler ve çöp verilerle yüklemeyen meslektaşları "cc" koyun.

Toplantı için hazırlanın

Zihninizden kağıda aktardığınız tüm noktaları değerlendirmede olduğu gibi, bir toplantıya hazırlanırken ilgili tüm konuları listelemeli ve düşünmelisiniz. Davetiyeleri göndermeden önce katılımcılardan diğer konular hakkında bilgi alabilir ve bunları da davetiyeye dahil edebilirsiniz.

Tartışılması gerekenler yalnızca toplantıda toparlanırsa, toplantı uzayacak ve çoğu zaman gerektiği gibi ilerlemeyecektir.

Ayrıca içeriğin önceden hazırlanması da toplantının süresini planlamanıza yardımcı olacaktır. Tüm önemli noktalar 45 dakika içinde müzakere edilebilir mi? 60 dakikaya ihtiyacın var mı? Yoksa sadece kısa bir durum güncellemesi olduğu için 20 dakika yeterli mi?

Toplantı gerçekten önemli mi, sorgulayın

Bir toplantı düzenlemenin gerçekten gerekli olup olmadığını düşünün. Takım olarak bir araya gelip kararlar almak için toplantı gerekli mi? Yoksa herkesin zaten bildiği noktalar mı sunulacak?

GTD ile bu, işleme sürecinde “Bir aksiyona ihtiyacınız var mı?” diye sormakla aynıdır.

Peki toplantıya çağırmak ne kadar önemli? Toplantının formatı gerçekten doğru mu? Yoksa bir bilgilendirme e-postası veya bir konferans görüşmesi yeterli değil mi?

Bu sorulara cevap vererek hem kendiniz hem diğer kişiler için zamandan tasarruf edilmesini sağlayın.

Toplantı kuralları geliştirin

Tüm katılımcıların uymayı kabul ettiği kurallar üzerinde çalışarak ve ayarlamalar yaparak yeni toplantı biçimleri oluşturun. Ortaklaşa yapılan bir anlaşmaya genellikle dışarıdan dayatılan bir anlaşmaya göre daha kolay uyulur. Bu şekilde, takımdaki dinamikler de değişir ve toplantıya katılanlar birbirlerine anlaşmaya uymaları gerektiğini hatırlatır.

Toplantı programı oluşturun

Artık bir toplantı için bir veya daha fazla konu buldunuz (1. adıma benzer), bu konuları düşündünüz ve ortaya çıkan içeriği özetlediniz (2. adıma benzer) ve iş arkadaşlarınızı toplantıya davet ettiniz (3. adıma benzer- organize etmek).

Bireysel GTD sürecinde, gözden geçirme şimdi 4. aşamada gerçekleşir. Bu aşama, biraz değiştirilmiş şekliyle bir toplantıda da kullanılabilir. Gözden geçirme aşaması, net bir sürece bölünmüş ve size daha fazla aksiyon için somut bir yapı sağlayan haftalık genel bakışı içerir. Bu tür bir süreci toplantılarınızın yapılandırılmış uygulaması için de kullanabilirsiniz.

Toplantıda yer alan herkesi bir "check-in" mantığı ile toplamaya başlayabilirsiniz. Toplantı başlangıcında herkes bir cümleyle ne yaptığını, kendisini ilgilendiren şeyi söyler ya da hazırlamış olduğunuz bir soruya yanıtını verir. Birisi grip olduğu için kendini kötü hissediyorsa veya bir başkası büyük bir zaman baskısı altındaysa ve bu nedenle toplantıdan daha erken ayrılmak zorundaysa, herkes bunu bilir ve buna göre başa çıkabilir.

Ardından ilk konuyu konuşmaya başlayın, açıklama için sorular sorun ve ardından konuya tepki verenlerden geri bildirim isteyin. Hazırladığınız gündem üzerinden adım adım bu şekilde geçerek, toplantıyı, herkesin kısa bir cümleyle toplantıyı nasıl algıladığını söylediği bir "kapanış" ile bitirin.

Bu makalede toplantı prosedürleri hakkında daha fazla bilgi de bulabilirsiniz.

Herkes tarafından bilinen, en iyi durumda birlikte geliştirilen ve tekrarlayan bir yapı netlik sağlar. Ve netlik memnuniyet ve verimlilik yaratır.

Toplantı için moderatör belirleyin

Bir süreç veya yapı çok faydalıdır, ancak kimse ona rehberlik etmezse işe yaramaz. Bilinen süreçlerde size rehberlik edecek ve takip edilmesini sağlayacak her toplantı için bir moderatör seçmek mantıklıdır.

Moderatörün rolü, toplantı sahibinin kendisine uzun konuşma süreleri vermek veya sonucu manipüle etmek için kötüye kullanımlarını engelleyeceği için önemlidir. Ek olarak, bu rol yapıya bağlı kalmada tutarlılık ve dağılmaları durumunda diğer katılımcıları tematik ve yapısal olarak “yakalama” cesaretini gerektirir.

İçeriğe bağlı olarak, kimin moderatör olacağını düşünmeniz önerilir. Toplantı düzenleyicisi, konuya aşina olduğu için ılımlı mı olmalı? Yoksa bu kişi çok mu ilgili veya tematik olarak konuyu saptırmaya meyilli mi olmalı? Veya toplantıları hedef odaklı bir şekilde yönetme deneyimi olan bir dış moderatörün bu görevi üstlenmesi daha mı faydalı olur?

Eylem planı hazırlayın: kim neyi ne zaman yapacak?

Toplantının sonunda ortaya çıkan görevleri bir sonraki toplantı için bir eylem planında toplayın. Yani tartışılan her şey için sonraki adımları listeleyin. Bu eylem planı aynı zamanda toplantı notu işlevi de görebilir, böylelikle herkes neyin tartışıldığını kolayca görebilir. Bu eylem planını aşağıdaki alanlara ayırın:

 

  • Ne  yapılmalı?

  • Bundan kim sorumlu?

  • Bu görev ne zamana kadar tamamlanmalıdır?

 

Eylem planının en büyük avantajı, tüm toplantı katılımcılarının üzerinde çalışılanların bir özetini almasıdır. Somut olarak kaydedilen sonraki adımlar, geleceğe yönelik bir perspektif gösterir ve nasıl devam edileceği konusunda netlik vardır. Bu, tüm çalışma arkadaşları ve çalışanlar için motivasyon sağlar.

 
 

Toplantı verimliliği hakkında daha fazla ipucu

  • Hem telefonları hem de dizüstü bilgisayarları kapatmak isteyip istemediğinizi düşünün. Bu araçlar katılımcıların dikkatini dağıtmayı severler. Bunun yanı sıra, başka şeylerle meşgul olmak, toplantının boşa gittiğinin veya çok uzun sürdüğünün bir göstergesidir.

  • Toplantıda üzerinde çalışılacak bir şey varsa, önce her katılımcının konuya nasıl katkıda bulunabileceklerini toparlamasına ve ardından da tüm fikirleri toparlamasına izin verin. Bu, toplantıdaki etkileşimi artırır.

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.