TOPLANTILARIN BÄ°RÇOÄžU HÄ°ÇBÄ°R KATKI SAÄžLAMAZ
GTD Ä°LE TOPLANTI KÜLTÜRÜNÜ GELÄ°ÅžTÄ°RÄ°N
Toplantıları verimli hale getirmek - Toplantı kültürünüz için 8 etkili ipucu
Öz yönetim yönteminin amacı, kendi iÅŸinizi ve özel hayatınızı kolay ve eÄŸlenceli bir ÅŸekilde yönetmek ve kendinizi verimli, stressiz ve daha üretken bir ÅŸekilde organize etmek için stratejiler geliÅŸtirmektir. Bu baÅŸlı başına büyük bir görev ve GTD burada bir çözüm sunuyor. Peki bu çözüm örneÄŸin toplantılarda birlikte nasıl çalışır?
​
Toplantılar çoÄŸu ÅŸirkette günlük iÅŸlerin bir parçasıdır. Genellikle sevilmeyen aktivitelerdir ancak çalışanlar, zamanlarını mantıklı kullandıklarını hissetmeden kendilerini bir toplantıdan diÄŸerine sürüklerler.
​
Åžirketinizde bir toplantı kültürü oluÅŸturmak ve geliÅŸtirmek için biraz zaman ayırın ve bundan ne kadar yararlanabileceÄŸinizi öÄŸrenin!
Bu yazıda ÅŸunları öÄŸreneceksiniz:
GTD'nin ÅŸirketiniz üzerindeki etkileri
GTD'nin ÅŸirketinize saÄŸlayabileceÄŸi avantajlar çok çeÅŸitlidir ve toplantı kültürünün çok ötesine geçer:
​
-
Performans artışı
-
Her bir ekip üyesinin uygun terfi alması ve böylece ekipte artan motivasyon
-
Görev baskısı ve stres seviyelerinin azalması
-
Ekip içinde verimli bir ÅŸekilde zorlukların üstesinden gelebilme
-
Kurumsal amaca yönelik hedef ve sonuç yönelimi gücünün artışı
-
Takım gelişiminin teşvik edilmesi.
Neden çoÄŸu toplantı iÅŸe yaramıyor?
Katılımcıların toplantı sonrası odadan sıkılmış, hüsrana uÄŸramış veya sinirlenmiÅŸ olarak ayrıldığı, önemli sonuçları olmayan toplantıları hepimiz biliriz.
Verimsiz toplantıların nedenleri:
-
Toplantı için ayrılmış süre etkin bir ÅŸekilde kullanılmaz veya çok uzun ayarlanmıştır
​
-
Toplantının amacı belli değildir
​
-
Toplantı hazırlığı olmadığı için içerik konusunda netlik yoktur
​
-
Çok fazla ve/veya yanlış katılımcı davet edilir
​
-
Ä°lgili veya hiç ilgisi olmayan veya sorumlu kiÅŸinin toplantıya katılmadığı konular tartışılır
​
-
Bireysel katılımlar kontrolden çıkar ve bu da zaman baskısı yaratır
​
-
EÅŸit olmayan konuÅŸma süreleri ve bazı iÅŸ arkadaÅŸların bireysel tavırları söz konusudur.
​
-
Toplantı kurallarının ve yapılarının eksiktir
​
-
Sonraki adımlar net olmadığı ve yazılacak toplantı notu olmadığı için toplantı sonrasında herhangi bir aksiyon alınmaz.
Yukarıda bahsedilen durumlardan biri size tanıdık geliyor mu? O zaman GTD'den bireysel ipuçlarıyla bir sonraki toplantınızın verimliliÄŸini nasıl önemli ölçüde artırabileceÄŸinizi mutlaka okuyun.
GTD'nin yardımıyla toplantıları daha verimli hale getirin
KiÅŸisel üretkenliÄŸinizi en üst düzeye çıkarmak için bireysel olarak yapılandırılabilir bir sistem olarak GTD, birkaç basit ipucu ile toplantı tasarımına aktarılabilir.
Toplantı saatini doğru planlayın
Toplantının süresini yalnızca gerçekçi olduÄŸunu düÅŸündüÄŸünüz ÅŸekilde hesaplayın. Her toplantı için 60 dakika planlamak gerçekten gerekli mi? Yoksa 45 dakika içinde de mümkün mü? Günde 4 toplantınız varsa ve bunları 60 dakika yerine sadece 45 dakika ile planlıyorsanız, diÄŸer etkinlikler için günde fazladan bir saatiniz olur! Böylece kendi takviminizi ve ilgili herkesin takvimini kullanabilirsiniz. Bu, katılımcıların toplantıya motive olarak gelmelerini saÄŸlar.
​
Önemli not: Toplantı için ayrılan süreye kesinlikle uyun. Aksi takdirde bir “toplantı zaten olduÄŸundan daha uzun sürecek” ve bunun sonucunda zaman baskısı oluÅŸacaktır.
​
Gerekli tüm katılımcıların davet edin
Yalnızca ilgili konularda önemli ve gerekli kiÅŸileri davet edin. Karar alınması gerekiyorsa, toplantı ancak karar vericilerin de konuyla ilgili hazır bulunması halinde mümkündür.
​
Daha az katılımcıyla ve konunun gerçekten alakalı olduÄŸu katılımcılarla yapılan toplantılar daha verimlidir. Ayrıca bu, iÅŸ arkadaÅŸlarınızın zamanına saygı gösterildiÄŸinin de bir ifadesidir.
​
Bazen dışarıdan iyi bir bakış açısına sahip ve konuyla ilgili yeni fikirler saÄŸlayabilen ek bir kiÅŸiyi davet etmek mantıklı olabilir.
​
Bu arada, bu e-postaları ele alma ÅŸeklinize baÄŸlıdır: Her zaman sadece e-postayı gerçekten okuması gereken ve diÄŸerlerini önemsiz bilgiler ve çöp verilerle yüklemeyen meslektaÅŸları "cc" koyun.
​
Toplantı için hazırlanın
Zihninizden kağıda aktardığınız tüm noktaları deÄŸerlendirmede olduÄŸu gibi, bir toplantıya hazırlanırken ilgili tüm konuları listelemeli ve düÅŸünmelisiniz. Davetiyeleri göndermeden önce katılımcılardan diÄŸer konular hakkında bilgi alabilir ve bunları da davetiyeye dahil edebilirsiniz.
​
Tartışılması gerekenler yalnızca toplantıda toparlanırsa, toplantı uzayacak ve çoÄŸu zaman gerektiÄŸi gibi ilerlemeyecektir.
​
Ayrıca içeriÄŸin önceden hazırlanması da toplantının süresini planlamanıza yardımcı olacaktır. Tüm önemli noktalar 45 dakika içinde müzakere edilebilir mi? 60 dakikaya ihtiyacın var mı? Yoksa sadece kısa bir durum güncellemesi olduÄŸu için 20 dakika yeterli mi?
​
​
Toplantı gerçekten önemli mi, sorgulayın
Bir toplantı düzenlemenin gerçekten gerekli olup olmadığını düÅŸünün. Takım olarak bir araya gelip kararlar almak için toplantı gerekli mi? Yoksa herkesin zaten bildiÄŸi noktalar mı sunulacak?
​
GTD ile bu, iÅŸleme sürecinde “Bir aksiyona ihtiyacınız var mı?” diye sormakla aynıdır.
​
Peki toplantıya çağırmak ne kadar önemli? Toplantının formatı gerçekten doÄŸru mu? Yoksa bir bilgilendirme e-postası veya bir konferans görüÅŸmesi yeterli deÄŸil mi?
​
Bu sorulara cevap vererek hem kendiniz hem diÄŸer kiÅŸiler için zamandan tasarruf edilmesini saÄŸlayın.
​
Toplantı kuralları geliştirin
Tüm katılımcıların uymayı kabul ettiÄŸi kurallar üzerinde çalışarak ve ayarlamalar yaparak yeni toplantı biçimleri oluÅŸturun. OrtaklaÅŸa yapılan bir anlaÅŸmaya genellikle dışarıdan dayatılan bir anlaÅŸmaya göre daha kolay uyulur. Bu ÅŸekilde, takımdaki dinamikler de deÄŸiÅŸir ve toplantıya katılanlar birbirlerine anlaÅŸmaya uymaları gerektiÄŸini hatırlatır.
Toplantı programı oluşturun
Artık bir toplantı için bir veya daha fazla konu buldunuz (1. adıma benzer), bu konuları düÅŸündünüz ve ortaya çıkan içeriÄŸi özetlediniz (2. adıma benzer) ve iÅŸ arkadaÅŸlarınızı toplantıya davet ettiniz (3. adıma benzer- organize etmek).
​
Bireysel GTD sürecinde, gözden geçirme ÅŸimdi 4. aÅŸamada gerçekleÅŸir. Bu aÅŸama, biraz deÄŸiÅŸtirilmiÅŸ ÅŸekliyle bir toplantıda da kullanılabilir. Gözden geçirme aÅŸaması, net bir sürece bölünmüÅŸ ve size daha fazla aksiyon için somut bir yapı saÄŸlayan haftalık genel bakışı içerir. Bu tür bir süreci toplantılarınızın yapılandırılmış uygulaması için de kullanabilirsiniz.
​
Toplantıda yer alan herkesi bir "check-in" mantığı ile toplamaya baÅŸlayabilirsiniz. Toplantı baÅŸlangıcında herkes bir cümleyle ne yaptığını, kendisini ilgilendiren ÅŸeyi söyler ya da hazırlamış olduÄŸunuz bir soruya yanıtını verir. Birisi grip olduÄŸu için kendini kötü hissediyorsa veya bir baÅŸkası büyük bir zaman baskısı altındaysa ve bu nedenle toplantıdan daha erken ayrılmak zorundaysa, herkes bunu bilir ve buna göre baÅŸa çıkabilir.
​
Ardından ilk konuyu konuÅŸmaya baÅŸlayın, açıklama için sorular sorun ve ardından konuya tepki verenlerden geri bildirim isteyin. Hazırladığınız gündem üzerinden adım adım bu ÅŸekilde geçerek, toplantıyı, herkesin kısa bir cümleyle toplantıyı nasıl algıladığını söylediÄŸi bir "kapanış" ile bitirin.
​
Bu makalede toplantı prosedürleri hakkında daha fazla bilgi de bulabilirsiniz.
​
​Herkes tarafından bilinen, en iyi durumda birlikte geliştirilen ve tekrarlayan bir yapı netlik sağlar. Ve netlik memnuniyet ve verimlilik yaratır.
Toplantı için moderatör belirleyin
Bir süreç veya yapı çok faydalıdır, ancak kimse ona rehberlik etmezse iÅŸe yaramaz. Bilinen süreçlerde size rehberlik edecek ve takip edilmesini saÄŸlayacak her toplantı için bir moderatör seçmek mantıklıdır.
​
Moderatörün rolü, toplantı sahibinin kendisine uzun konuÅŸma süreleri vermek veya sonucu manipüle etmek için kötüye kullanımlarını engelleyeceÄŸi için önemlidir. Ek olarak, bu rol yapıya baÄŸlı kalmada tutarlılık ve dağılmaları durumunda diÄŸer katılımcıları tematik ve yapısal olarak “yakalama” cesaretini gerektirir.
​
Ä°çeriÄŸe baÄŸlı olarak, kimin moderatör olacağını düÅŸünmeniz önerilir. Toplantı düzenleyicisi, konuya aÅŸina olduÄŸu için ılımlı mı olmalı? Yoksa bu kiÅŸi çok mu ilgili veya tematik olarak konuyu saptırmaya meyilli mi olmalı? Veya toplantıları hedef odaklı bir ÅŸekilde yönetme deneyimi olan bir dış moderatörün bu görevi üstlenmesi daha mı faydalı olur?
Eylem planı hazırlayın: kim neyi ne zaman yapacak?
Toplantının sonunda ortaya çıkan görevleri bir sonraki toplantı için bir eylem planında toplayın. Yani tartışılan her ÅŸey için sonraki adımları listeleyin. Bu eylem planı aynı zamanda toplantı notu iÅŸlevi de görebilir, böylelikle herkes neyin tartışıldığını kolayca görebilir. Bu eylem planını aÅŸağıdaki alanlara ayırın:
-
Ne yapılmalı?
-
Bundan kim sorumlu?
-
Bu görev ne zamana kadar tamamlanmalıdır?
Eylem planının en büyük avantajı, tüm toplantı katılımcılarının üzerinde çalışılanların bir özetini almasıdır. Somut olarak kaydedilen sonraki adımlar, geleceÄŸe yönelik bir perspektif gösterir ve nasıl devam edileceÄŸi konusunda netlik vardır. Bu, tüm çalışma arkadaÅŸları ve çalışanlar için motivasyon saÄŸlar.
Toplantı verimliliği hakkında daha fazla ipucu
-
Hem telefonları hem de dizüstü bilgisayarları kapatmak isteyip istemediÄŸinizi düÅŸünün. Bu araçlar katılımcıların dikkatini dağıtmayı severler. Bunun yanı sıra, baÅŸka ÅŸeylerle meÅŸgul olmak, toplantının boÅŸa gittiÄŸinin veya çok uzun sürdüÄŸünün bir göstergesidir.
​
-
Toplantıda üzerinde çalışılacak bir ÅŸey varsa, önce her katılımcının konuya nasıl katkıda bulunabileceklerini toparlamasına ve ardından da tüm fikirleri toparlamasına izin verin. Bu, toplantıdaki etkileÅŸimi artırır.
Bize ulaşın!
Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriÄŸi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletiÅŸim formumuzu kullanarak bizimle iletiÅŸime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaÅŸabilirsiniz. KiÅŸisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.