top of page

VERÄ°MLÄ° ÇALIÅžMA- Ä°Åž VERÄ°MLÄ°LİĞİNÄ° ARTIRIN

Daha az çaba, daha fazla performans: Daha verimli çalışma için 10 ipucu

Muhasebede, üretimde, pazarlamada veya satışta, nerde olursa olsun, kim iÅŸ yerinde daha verimli olmayı hayal etmez ki? Böylece hedeflerine daha hızlı varabilir ve eve, arkadaÅŸlarına ve ailelerine ya da spora daha erken gidebilirler? Veya baÅŸka bir neden olarak, daha baÅŸarılı olmak ve kariyer basamaklarını tırmanmak için iÅŸyerinde verimliliÄŸi artırmayı kim istemez? Ä°yi haber ÅŸu ki, bu bir ütopya deÄŸil! AÅŸağıdaki ipuçları, verimliliÄŸinizi artırmanın nasıl mümkün olduÄŸunu göstermektedir.

​

Bu yazıda aşağıdaki sorulara cevap bulacaksınız:

Verimli çalışın

Her ÅŸeyden önce, yaygın bir yanlış anlaşılma ortadan kaldırılmalıdır. Ä°ÅŸ dilinde ve günlük yaÅŸamda sıklıkla eÅŸ anlamlı olarak kullanılan verimlilik ve etkinlik kavramları aynı anlama gelmez.

Etkinlik, bir (çalışma) sürecin sonucunu tanımlar.

DoÄŸru sonuca ulaşılıp ulaşılmadığı genellikle basit bir “evet” veya hatta “hayır” ile cevaplanabilir. Bu nedenle, doÄŸru ÅŸeyleri yapmak ve kendiniz için cesur bir “evet” talep etmek en uygunudur.

Verimlilik terimi ise bir sonucun nasıl elde edildiÄŸini açıklar.

Buradaki odak, oraya gitme yolu ve prosedür üzerindedir. ÖrneÄŸin, ekonomik verimliliÄŸi veya mevcut zamanı korurken, çok az çaba mümkün olan en iyi sonucu veriyorsa, bu günümüz toplumu için ideal olarak kabul edilir.

​

Bunu kısaca nasıl söylersiniz? "Daha akıllıca çalışın, daha çok deÄŸil”. Çalışma hayatına uygulandığında bu, verimlilikteki artışın genellikle ancak iÅŸ süreçleri optimize edildiÄŸinde yani iÅŸin etkin bir ÅŸekilde yürütülmesi ÅŸartıyla gerçekçi olduÄŸu anlamına gelir.

​

KulaÄŸa karmaşık geliyor, ancak aslında hiç de deÄŸil. Bir dizi araÅŸtırmaya göre, süreçlerin çok karmaşık yapılandırılması nedeniyle çalışma süresinin yaklaşık yüzde 20'sinin birçok ÅŸirket ve ofiste gerçekten anlamlı bir ÅŸekilde kullanılmadığı gerçeÄŸi ortaya çıkıyor, yaklaşımlar çok hantal, zaman yönetimi baÅŸarısız ve çalışanlar mutsuz oluyor. Verimlilik farklı bir konudur.

Çapa 1
Bir Office Kadın

Doğru tutum ile iş yerinde verimliliği artırmak

Görevler, randevular ve sorumluluklarla nasıl baÅŸa çıkacağınız bir tutum meselesidir. Etkili bir öz yönetim sistemi, kiÅŸisel tutumunuzu ayarlamanıza yardımcı olabilir. Bu sistem ÅŸunları içerir:

​

  • Aniden ortaya çıkan, planlanmamış durumlarla baÅŸa çıkmak

  • Tüm mektup, evrak, (sesli) mesaj ve e-postaların uygun ÅŸekilde yönetimi

  • Süreçleri optimize etmek için motivasyon ve verilen taahhütler

  • Mevcut organizasyonunuzun yansıması ve güvenilir bir sisteme adaptasyonu

İş akışları nasıl optimize edilebilir ve verimlilik nasıl artırılabilir? 10 ipucu

Manzaralı Ofis

Aynı zamanda hem etkili hem de verimli olun.

VerimliliÄŸi artırmak için çalışmaya baÅŸlamadan önce, hedeflere ulaÅŸmak için etkinliÄŸi ayarlamanız gerektiÄŸi unutulmamalıdır. ÖrneÄŸin geçmiÅŸ bir projeye ne kadar zaman, para, enerji yatırdığınızı ve ne kadar emek harcadığınızı sorgulayarak baÅŸlayabilirsiniz.

​

Deneyimlerimiz, bunların birçoÄŸunun mutlaka olması gerekmediÄŸini gösteriyor. Detaylı bir analiz, gelecekte hangi alanların daha ekonomik, sizi daha az strese sokarak ve dolayısıyla daha verimli tasarlanabileceÄŸi konusunda kesinlikle bilgi verecektir. Bu analiz, bireysel çalışma adımlarını hassas bir ÅŸekilde planlayarak veya gerçekten iyi düÅŸünülmüÅŸ bir stratejiyi izleyerek verimliliÄŸi artırmayı mümkün kılar. Bireysel görevlerin tamamlanması çok fazla manevi yıpranmaya mal oluyorsa, tıkanıklıklar, tutarsızlıklar, aşırı talepler, müÅŸterilerle veya iÅŸ arkadaÅŸlarıyla sorunlar veya stres bunun nedeni olabilir. Sadece çalışma ÅŸeklinize yakından bakın, buna deÄŸer!

Yapılacaklar listeleri oluşturun.

Yapılacaklar listeleri, açık oldukları sürece, yardımcı olmak için harikadır. Ancak, herkes yapılacaklar listesinin ne kadar uzun olduÄŸunu da bilir. BaÄŸlamla ilgili listeler oluÅŸturmak veya görevleri farklı kategorilere atamak daha iyidir. KuÅŸkusuz, bu biraz enerji gerektirir ama zaman harcamaya deÄŸer! Daha kısa olan listeleri hedefli bir ÅŸekilde incelerseniz ve yalnızca ÅŸu anda sizinle ilgili olan baÄŸlama bakarsanız, bunun verimlilik üzerinde de olumlu bir etkisi olduÄŸunu hemen göreceksiniz. Bireysel noktalar üzerinde çalışmayı beklediÄŸinizden daha hızlı bitirdiyseniz, kendinizi daha ileri görevlere adayabilirsiniz.

​

Ä°PUCU : Hızlı yapılabilecek iÅŸleri tercih edin. Ancak unutmamanız gereken bir ÅŸey var: Listeleri her zaman güncel tutmak! Bununla ilgili daha fazla bilgiyi GTD Haftalık Gözden Geçirme makalesinde okuyun.

Gerçekten önemli olana odaklanın: Tek görev.

Birçok insan bunu kendileri için iddia etse bile, çok az kiÅŸi aynı anda birçok görevi yapabilir. Bu durum, çeÅŸitli çalışmalarla kanıtlanmıştır. Beyni bunalttığı ve zaman kaybına, hatalara ve strese yol açtığı için, çoklu görevin iyi iÅŸ verimliliÄŸi için ters etki yaptığını gösteriyor.

​

Etkili ve verimli çalışmak istiyorsanız, tüm konsantrasyonunuzu tek bir göreve vermeli ve ancak tamamlandıktan sonra bir sonraki göreve geçmelisiniz. Bu yaklaşım, beynin kendisini tekrar tekrar yönlendirmesi gerekmediÄŸi için çok daha az kesinti ile sonuçlanır. Teknoloji konusunda bilgiliyseniz, üretkenlik uygulamaları size yardımcı olabilir.

GTD temel seminerlerimizle daha verimli ve etkili çalışmayı öÄŸrenin: 

GTD temel seminerlerimizde, daha fazla verimlilik, olumlu etkilerden sadece bir tanesidir. Mevcut organizasyon sisteminiz basit ipuçları ve talimatlarla optimize edilebilir ve uyarlanabilir. Basit süreçler, görevleriniz ve sorumluluklarınızla nasıl baÅŸa çıkacağınız konusunda size tavsiyelerde bulunur.

​

OluÅŸturduÄŸunuz baÄŸlam listesi, zamana, enerjiye ve mevcut kaynaklara baÄŸlı olarak doÄŸru görevleri doÄŸru zamanda tamamlamanıza yardımcı olur. Bu, sizi yalnızca daha hızlı ve dolayısıyla daha üretken kılmakla kalmaz, aynı zamanda (çalışma) günlük yaÅŸamınızı verimli bir ÅŸekilde optimize eder.

VerimliliÄŸinizi artırmak için daha fazla ipucu

Office Kahve Molası

Erteleme tuzağından kaçının.

Hemen hemen hepimizin içinde, bizi hoÅŸ olmayan iÅŸleri tekrar tekrar ertelemeye teÅŸvik eden daha zayıf bir benliÄŸimiz vardır. Önemli ÅŸeyleri "arka plana" koyma, yani kronik olarak erteleme eÄŸiliminde olan herkesin verimsiz olacağı garanti edilir. Erteleyen birçok insan bunu, neyle baÅŸlayacaklarını bilemedikleri için yapar. Bu nedenle, gecikmiÅŸ bir faturayı bir araya getirmek yerine kahve yapmak, çiçek sulamak veya gelecek aya kadar gerçekleÅŸmeyecek toplantılar hazırlamak için zaman harcıyor.

​

​Bir görevi tamamladıktan sonra bir sonraki adımı belirlemek ve ardından gerçekten konsantrasyonla iÅŸin başına geçmek daha iyidir. Ertelemeye meyilli herkes zihninin derinliklerine inmeli ve bunu neden yaptıklarını araÅŸtırmalıdır. Belki rahatlıktan? Yoksa korkudan mı? Bir projeyi yalnızca son dakikada bitirmenin veya belki de artık yapamamanın nasıl bir his olacağı fikri, sizi hemen baÅŸlamak için motive eder. Bu his, üretkenlik ve verimlilik artışı için gerçek bir destek saÄŸlar!

Aralar verin.

Hangimiz ÅŸu durumu yaÅŸamıyoruz, masa evraklarla dolu, bir sonraki toplantı kapıda ve sunuma kadar geçen süre kayıp gidiyor. ÇoÄŸu zaman molalar ihmal edilir. Bu hiç iyi bir fikir deÄŸil çünkü iÅŸ yerinde verimli olmak ya da verimliliÄŸinizi artırmak istiyorsanız mutlaka mola vermelisiniz. Aksi takdirde, verimli çalışma yöntemlerini imkansız hale getiren enerji düÅŸüklüÄŸü riski oluÅŸur.

​

Biraz egzersiz, en sevdiÄŸiniz çay , iÅŸ arkadaÅŸlarınızla kısa bir sohbet veya saÄŸlıklı, hafif bir yemekle kendi enerji ve konsantrasyon seviyeniz tekrar yükseltebilirsiniz. Arada sadece 15 dakikalık kısa bir ÅŸekerleme bile uzun vadede iÅŸ gücünü, üretkenliÄŸi ve yaratıcılığı artırır. AraÅŸtırmalar ayrıca beynimizin en verimli ÅŸekilde 90 dakikalık aralıklarla çalıştığını göstermiÅŸtir. Bu aralıklardan sonra, kısa molalar önerilir, tıpkı zaman çizelgelerinin genellikle insan beyninin iyileÅŸmesini ve yenilenmesini saÄŸlamak için sonraki kısa molalarla birlikte 90 dakikalık öÄŸrenme birimlerini içerdiÄŸi okul veya üniversitede olduÄŸu gibi. Zamana veya acil molalara dikkat etmek çok mu zor? Cep telefonundaki alarm iÅŸlevi bir çözüm sunabilir! Molaları sabit ritüellerle birleÅŸtirmek de yararlıdır.

​

Ä°PUCU: Bu konuda size yardımcı olabilecek çeÅŸitli uygulamalar var. Ä°ÅŸ akışı zamanlayıcıları, örneÄŸin, sprint mantığında belirli bir zaman aralığı için tam olarak bir projeye odaklanabileceÄŸiniz süreleri verir. DiÄŸer uygulamalar size molaları hatırlatır ve kısa egzersizler önerir (nefes egzersizleri, hareketler).

Sadece hayır deyin.

Kendini önemli bir göreve adamak istiyorsun ama her an bir sebeple kesintiye uÄŸruyorsun. ÖrneÄŸin, iÅŸ arkadaÅŸları sözde "kısa" sorularla gelip duruyorlar. Veya telefon çalmaya devam ederken ve birkaç dakikada bir e-posta geliyor. Gerçekten önemli olana odaklanma baÅŸarısızlığa uÄŸrar. Bunu daha iyi yapmak ve daha verimli olmak için, iÅŸ arkadaÅŸlarınız, müdürünüzün veya e-postalar tarafından rahatsız edilmenize izin vermediÄŸiniz özellikle önemli görevler için uygun zaman pencereleri oluÅŸturulmasının gerekliliÄŸi kanıtlanmıştır.

​

​Dostça bir "Hayır, ne yazık ki bunun için ÅŸimdi zamanım yok, yanına daha sonra uÄŸrayacağım" cevapları kimseyi kızdırmayacaktır. DiÄŸer seçenekler ise, telesekreteri açmak ve e-posta programından çıkmak olabilir. Bu, her zaman müsait olmadığınız ve çok daha verimli olduÄŸunuz anlamına gelir.

Takımdaki işleri takip edin.

Özellikle ekiplerde net bir çizgi ve belirli bir görev ataması gereklidir. Aksi takdirde, görevler iki kez iÅŸlenebilir ya da herkes iÅŸ arkadaşına güvendiÄŸi için tamamlanmayabilir. O zaman verimli bir çalışma yöntemi söz konusu olamaz. Ä°lgili sorumlulukları ve hedeflenen, iyi hazırlanmış toplantıları tanımlayan dahili düzenlemeler, bir ekibin verimliliÄŸini artırmaya yardımcı olabilir. Zamandan, paradan ve enerjiden tasarruf etmenin bundan daha kolay bir yolu yok!

​

Ä°PUCU: E-postaları azaltabileceÄŸiniz ve aynı zamanda bir projedeki tüm ilgili iÅŸ arkadaÅŸlarının aynı çerçevede olmasını saÄŸlayabileceÄŸiniz iletiÅŸim araçları hakkında bilgi edinin. Slack, Trello, MO365 ve Yammer, sistemlerden yalnızca birkaçıdır.

Çalışmayı biyoritme uyarlayın.

Sabahları, iÅŸin olaÄŸan baÅŸlangıcında, enerji seviyesi genellikle öÄŸleden sonra veya akÅŸama göre daha yüksektir. Bu nedenle, sabahları en önemli görevlerle baÅŸlamak ve pil nispeten boÅŸken yani öÄŸleden sonraları daha az önemli veya daha zorlu görevlerin yapılması tavsiye edilir.

​

Ancak, sabahları pek yola çıkmayan, ancak öÄŸleden sonraları "akışta" yani son derece üretken ve etkili olan insanlardansanız, önerilen prosedür sizin için geçerli deÄŸildir. Bu durumda, öÄŸleden sonra iÅŸlere kendinizi verin, önceliÄŸiniz olsun ve daha sonra odaklanarak çalışın. KuÅŸkusuz, bu her zaman mümkün deÄŸildir, ancak birçok kiÅŸinin düÅŸündüÄŸünden daha sık uygulanabilir.

​

Bu nedenle, ilk adımda ne tür bir enerji olduÄŸunuzu öÄŸrenin ve görevlerinizi konsantre olma yeteneÄŸinize göre uyarlayın.

Toplantıları hedeflenen bir şekilde planlayın.

Birçok toplantı çok uzundur ve bu nedenle saf bir zaman kaybıdır! Daha kısa yapmak ve gündemdeki konuyla gerçekten ilgilenen kiÅŸileri davet etmek daha verimlidir. Az katılımcılı toplantılar sadece daha verimli deÄŸil, aynı zamanda daha etkilidir.

​

Verimli toplantılar, iyi hazırlanmış ve yapılandırılmış olmaları ile de karakterize edilir. Ayrıca toplantıyı yöneten bir moderatöre sahip olmak çok faydalı olacaktır. Toplantı verimliliÄŸi makalesinde bununla ilgili daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Düzeni koruyun.

Ä°ÅŸyeri kaosa sürüklenirse, bu bazen belgeleri ve diÄŸer ÅŸeyleri aramak ve bulmak için harcanan deÄŸerli çalışma zamanına mal olabilir. Ä°ÅŸ akışında verimlilik sizin için önemliyse, masanızı düzenli olarak toplamalı ve artık gerekmeyen ÅŸeylerden kurtulmalısınız.

​

Bu arada, kağıtsız bir ofis özellikle düzen oluÅŸturma çok yardımcı olur. Kesinlikle denemeye deÄŸer!

Çapa 2
Çapa 3

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriÄŸi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletiÅŸim formumuzu kullanarak bizimle iletiÅŸime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaÅŸabilirsiniz. KiÅŸisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.

bottom of page