GTD İLE ÖNCELİKLERİ DOĞRU BELİRLEYİN

Öncelikleri doğru belirleyin

Acil olanı gerçekten önemli olandan ayırt etmek ve net öncelikler belirlemek, dijital dikkat dağıtıcı ve taleplerle dolu bir dünyada sizce öğrenebileceğimiz bir sanat mı? GTD, üretkenliğinizi düzgün bir şekilde artırmak ve hedeflerinize daha da yaklaşmak için binlerce kez denenmiş ve test edilmiş önerilerle sizi destekler.

Bu makalede aşağıdaki konuları öğreneceksiniz:

Genel bakış oluşturun

Başlarken, bir noktayı netleştirmemiz gerekiyor: "öncelikler" yoktur, yalnızca "tek öncelik " vardır. Bu terim tekil bir kelimedir ve kökü Latince "ön" veya "ilk" anlamına gelen "önceki" kelimesinden gelir. Ve mantıksal olarak sadece bir pozisyon ilk olabilir, yani iki değil, üç değil ve hatta on değil.

Herhangi bir anda gerçekten dikkatimizin odak noktası ne olmalı veya ne olmamalıdır? Birinci en önemli, ikinci en önemli, üçüncü en önemli vs. nedir? Bunlar şu günlerde cevabını bulmak her zamankinden daha zor olan sorular. İş dünyamız da ve özel hayatımız da büyük ölçüde değişti. Bir gün önce ofiste kaldığımız yerden devam edebildiğimiz günler geride kaldı. Bugün hepimiz çözümler, uygun zaman yönetimi ve kullanımı kolay araçlar arıyoruz.

Meydan okuma

Çoklu görev ve çeşitli projeler üzerinde çalışmak, çok çeşitli alanlarda rekabet eden görevler, gereksinimler, iş ve özel hayatımız arasındaki, bizi bunalma sınırına iten bulanık sınırlar gibi zorluklar son zamanlarda büyük ölçüde arttı.  7/24 kullanılabilir olması faydasının yanı sıra akıllı telefon ve dijital mesajlar aracılığıyla sürekli acil ve çok önemli arasında kaldığımız elektronik dikkat dağıtıcı seli ile karşı karşıyayız.

Amerikalı üst düzey yönetici Lee Lacocca, "Zamanınızı iyi kullanmak istiyorsanız, neyin en önemli olduğunu bilmeniz ve ardından elinizden gelen her şeyi yapmanız gerekir" diyor. Ancak artan zorluklarla nasıl başa çıkabilir ve öncelikli profesyoneller haline gelebiliriz? Doğru yolu izlemek ve kendimizi strese sokmadan en önemli şeylere odaklanarak mümkün olduğunca üretken olmamızı sağlamak için ne yapmalı ve hangi yöntemleri kullanmalıyız? 

 
 
Yüksek dağ

Doğru bir tutumla öncelik verin

GTD, öz yönetim yaklaşımı, saf teorik tekniklerin ötesinde, daha olumlu, hedefe yönelik bir zihinsel tutuma sahip olmanıza yardımcı olur ve böylece günlük yaşamdaki tüm sorumluklar üzerinde daha fazla kontrol ve bakış açısına sahip olmanızı sağlar.

 

Etkileri şu şekilde sıralayabiliriz:

  • Görevleriniz hakkında netlik ve özgüven duygusu

  • Odaklanmayı sürdürebilme ve dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınma

  • Bilinçli kararlar verme ve doğru öncelik belirleme

  • Refah ve üretkenlikte artış

  • Orta ve uzun vadeli hedeflerin sağlanması 

Öncelikler için netlik yaratın

GTD, ister Pomodoro ilkesi, ister Eisenhower matrisi, 80/20 modeli, ister yapılacaklar listesinin inatçı işlemesi olsun, geleneksel öz yönetimin modası geçmiş tavsiyelerini sorgulamasıyla bilinir. Bunların yerine, modern çağın sorunlarına gerçek bir cevap olan süreçleri barındırır. Bu süreç, temelde toparlama, değerlendirme, organize etme, gözden geçirme ve uygulama aşamalarını içeren 5 adımdan oluşur. Kalıcı uygulaması durumunda, günümüzde pek çok kişinin nadiren yaşadığı o rahat ve üretken olma hissini yaratır.

Toparlayın, değerlendirin, organize edin - görevleri netleştirin

Başlarken, bir noktayı netleştirmemiz gerekiyor: "öncelikler" yoktur, yalnızca "tek öncelik " vardır. Bu terim tekil bir kelimedir ve kökü Latince "ön" veya "ilk" anlamına gelen "önceki" kelimesinden gelir. Ve mantıksal olarak sadece bir pozisyon ilk olabilir, yani iki değil, üç değil ve hatta on değil.

Herhangi bir anda gerçekten dikkatimizin odak noktası ne olmalı veya ne olmamalıdır? Birinci en önemli, ikinci en önemli, üçüncü en önemli vs. nedir? Bunlar şu günlerde cevabını bulmak her zamankinden daha zor olan sorular. İş dünyamız da ve özel hayatımız da büyük ölçüde değişti. Bir gün önce ofiste kaldığımız yerden devam edebildiğimiz günler geride kaldı. Bugün hepimiz çözümler, uygun zaman yönetimi ve kullanımı kolay araçlar arıyoruz.

"Düzenli olmak, bir bilgi öğesinin konumunun sizin için taşıdığı anlama karşılık geldiği anlamına gelir."
-David Allen

Üçüncü aşamada yapılacak ilk şey, birden fazla adım gerektiren ve hemen yapılamayan her şeyi ayrı bir proje olarak tanımlamaktır. Gelecek yıl için seminer planlaması, yeni mutfak tezgâhı alımı, rezervasyonu yapılacak yılbaşı gezisinin tümü, proje örnekleri arasındadır. Bunları manuel veya elektronik olarak kendi proje listemize kaydediyor ve böylece hayatımızın çeşitli alanlarında bitiş çizgilerinin bir derlemesini elde ediyoruz. 

Kolayca düzenleyin

Aşağıdaki ipuçları ile görevlerinizi hemen düzenleyebilirsiniz:

  • Bir sonraki adıma karar vermeden bir projeyi tanımlamamak çok önemlidir. İster kızınızın liseye kaydının yapılması ister müdürünüzle planlanan maaş görüşmesi olsun, her açık döngü, bir sonraki adımın net bir tanımına ihtiyaç duyar. "İnternet üzerinden okulları araştır" veya "Maaş müzakereleri hakkında bir kitap satın al".

  • Randevu takvimimiz, örneğin ortak toplantılar gibi, yalnızca belirli bir zaman içinde gerçekleştirilebilecek şeylerin yeridir ve hep öyle kalır. Gün içerisinde yaptığınız genel çalışmalarınızı takviminize not etmeyin, bunlar sizin zaman sınırı koymamanız gereken sürekli var olacak işlerinizdir. Bu şekilde, bir görevi tamamlayamazsanız, önünüzdeki saat bloklarını sürekli olarak öteleme tuzağından kaçınmış olursunuz. 

  • Bir an önce yapılması gerekenler “bir sonraki aksiyonlar” listemizde yer alıyor. Genellikle yalnızca belirli bir bağlamda yapılabilecek işler şunlardır: mağazadayken alışveriş yapmak veya yeterli pil seviyesi ile bir dakika içinde kesintisiz arama yapmak.

  • Başka birinin yanıtı olmadan ilerleyemeyeceğiniz veya başka birine devrettiğimiz birçok şey vardır. Bunları ayrı şekilde “beklemedekiler” listesine not edin. Bu sayede hangi konuların veya içeriklerin hangi kişilere açık olduğunu bir bakışta görebilir ve her zaman kontrol hissini sürdürebilirsiniz.

İki basit model kullanarak öncelikleri belirleyin

GTD’nin sırlarından biri, bize her zaman öncelikli olabilecek ancak zorunlu olarak gerekmeyen tüm olası görevleri sistematik olarak sunmasıdır. Bu farkı anlamak için, GTD, iki değerli yönü tanımlar.

Öğretmen Kaynakları

Önceliğinizi seçmek için kısıtlayıcı kriterler

"Şartlar", "zaman" ve "mevcut kaynaklar”. Bunlar, birçok görev listesinden her an gerçek önceliğinizi bulabileceğiniz merkezi kriterlerdir.

Önemli olan zamanın herhangi bir noktasında, gerçekten üstesinden gelebileceğiniz, aralarından seçim yapabileceğiniz sınırlı sayıda şeye sahip olduğunuzdur.

Şartlar

İlk kriter için şu anda bulunduğunuz ortama bir bakın. Her yerde çok şey yapılabilir, örneğin bir proje için kalem ve kağıtla eskiz fikirlerini ortaya koyabilirsiniz. Ancak çoğu yapılacaklar, belirli bir yere bağlıdır. Evde, ofiste veya süpermarkette yapılacak işler veya bilgisayarda, akıllı telefonda veya belirli bir kitap gibi elimizde bir tür iş cihazı olduğu durumlarda yapılacaklar vardır. Bu nedenle, bir sonraki önceliği seçerken, "Organize Etme" adımında atadığınız uygun listelere bakın.

1

Zaman

İkinci kriter, şu anda sizin için uygun olan zamandır. Günümüze bir göz atmak, daha sonra ne yapacağımızı belirlememize yardımcı olur. Örneğin, bir sonraki toplantıdan on dakika önce, gelecek yılın bütçesini planlamaya başlamak muhtemelen umut verici bir fikir değildir. İptal edilen bir toplantı ve dolayısıyla iki saatlik yeni bir zaman dilimi ise hayal bile edilemeyen olasılıklara kapı açar. Gerçekçi seçimler yaptığınızdan emin olun. Yol boyunca kesintiye uğrayacağını bildiğiniz bir göreve başlamaktan kaçının. Bu mutluluktan çok hayal kırıklığı yaratır.

2

Mevcut kaynaklar

Üçüncü kriter, bazı görevlerin taze yaratıcı zihinsel güç gerektirmesi, diğerlerinin daha fazla fiziksel dayanıklılık gerektirmesi ve yine de diğerlerinin hiçbirine neredeyse hiç ihtiyaç duymaması gerçeğiyle ilgilidir. Çok az kişinin tam öğle yemeğinden önce, kurumsal yeniden yapılanma veya diğer karmaşık sorunlar için parlak stratejiler bulmaya yetecek kadar enerji rezervi vardır. Bu nedenle kendi enerjiniz, doğru önceliği belirlemek için çok önemli bir kaynaktır. Diğer kaynaklar ise gerekli malzemeleri (belirli belgeler, raporlar, yazı gereçleri, yazıcı kartuşları, ...) veya bir kişinin veya ekibin zamanını ve enerjisini temsil eder.

3

Önceliği belirlemek kolaylaştı

Dolayısıyla şartları, zamanı ve mevcut kaynakları biraz düşünerek aksiyon alırsak, bizim için en doğru öncelik ortaya çıkacaktır. Müşteri ziyareti için yapacağınız 1 saat süren tren yolculuğu süresince, akıllı telefonunuz elinizin altında, bir WiFi bağlantısı da var ve enerjiniz 10 üzerinden 7,5 seviyelerindeyse, müşteri sunumunu mu gözden geçirmelisiniz, gelen bir talep için bir maliyet hesaplaması mı yapmalısınız, yoksa e-postalarınıza mı bakmalısınız veya dün gece ulaşamadığınız annenizi mi aramalısınız?

Bu noktada sezgilerinizi dinlemeniz gerekir. Tüm görevleri dikkatli bir şekilde toparladıysanız, değerlendirdiyseniz ve organize ettiyseniz, verilen kriterleri dikkate aldığınızda, ilk bakışta doğru önceliği fark edecek ve verdiğiniz kararı güvenle uygulayacaksınız.

GTD Temel Seminerleri

Doğru önceliği belirlemek, güvenilir bir şekilde oluşturulmuş bir öz yönetim sisteminde yalnızca tepe noktasıdır. Profesyonel ve özel hayatınızdaki tüm görevler, son tarihler ve sorumluluklar ile ilgili önceden yapılmış bir kayıt, yapılandırma ve netlik olmadan, en önemli şey hakkında bir karar vermek pek mümkün değildir. Temel seminerlerimize katılmak, tam olarak yukarıda sıralanan noktalara ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Basit ve sezgisel olarak uygulanabilir adımların yardımıyla, bireysel gereksinimlerinizi karşılayan ve birlikte çalışmaktan keyif alacağınız güvenilir bir sistem oluşturma fırsatını elde edersiniz. Hayatınızdaki gerçekten önemli şeyler hakkında bilinçli seçimler yapın.

 
 

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.