İki Bilgisayar Ekranı

KAĞITSIZ OFİS – OFİSİ YENİDEN DÜZENLE

Kağıt karmaşasını en aza indirin

Analog yerine dijitale geçiş, kağıtsız bir ofiste, fiziksel materyallerle nerede çalışılacağına bilinçli olarak karar verilmesi meselesidir. Herhangi bir kağıt kullanmadan her şeyi %100 dijital yapmak isteyip istemediğiniz elbette kişisel kararınıza bağlıdır. Kağıtsız bir ofisin kullanımı, genellikle daha verimli çalışma ile sonuçlanır ve belgeler merkezi/dijital olarak depolanırsa ekip içerisinde iş birliği de büyük ölçüde basitleştirilebilir.

 

Bu makalede okuyacağınız başlıklar:

Kağıt hamuruna meydan okuma

Almanya’da yaşayan her bir bireyin evdeki özel hayatlarında ama hepsinden önemlisi ofiste, yılda ortalama 250 kilogram kağıt tüketimi mevcut. Dijitalleşme hayatımızın her alanında artmasına rağmen son yıllarda bu miktar önemli ölçüde azalmadı.

Karşılaştırma yapıldığında kağıt, yenilenebilir bir kaynaktır ve Avrupa'da en sık geri dönüştürülen hammaddedir. Dijital depolama ve elektronik iletişim ortamları da cihazların üretimi ve kullanımı (elektrik, sunucu hizmetleri, bulut tabanlı depolama, ...) yoluyla çevreyi kirletmektedir.

Bununla birlikte, birçok kişi kendi kağıt kütlelerini azaltmanın ve böylece yerden tasarruf etmenin ve belgelerine daha basit bir genel bakış sağlamanın yollarını arıyor.

Daha iyi bir genel bakış için kağıtsız yaşam

Kağıtsız çalışmak veya en azından kağıdı en aza indirmek, karışıklığı ve kaosu azaltır. Bir ekipte dijital olarak çalışmaya karar veren herkes, tüm konumlarda dikkatle saklanan belgelere erişebilir. "Yazdırmadan Önce Düşünün" notu birçok e-postanın imzasında okunabilen ve belgenin gerçekten kağıt olarak istenmesi durumunda çıktısının alınması talebi, evrakların fiziksel portföyünü düşük tutmak için hatırlatma aracı olarak kullanılıyor. Birçok durumda e-postalar ve mektuplar dijital biçimde işlenebilir veya iletilebilir.

Pek çok ofiste, her gün dijital biçimde saklanan ve bu nedenle aslında basılı biçimde bulunmaları gerekmeyen sonsuz sayıda sayfa yazdırılıyor. Özellikle çok sayfalı belgeleri veya İnternet sayfalarını yazdırırken, genellikle boş sayfalar veya gerekli olmayan bilgiler de yazdırılır ve böylece yer kaplayan (dosya dolaplarında ve dosyalarda) malzeme üretilir.

Kesin rakamlar, 2019'un başlarında yayınlanan "Almanya ve Avusturya'daki kağıtsız ofisler" konulu güncel bir çalışma tarafından sağlanmaktadır. Bir PC iş istasyonuna sahip yaklaşık 1.700 ofis çalışanına anket yapıldı.

  • Ankete katılanların sadece yüzde 4'ü tamamen kağıtsız çalıştıklarını belirtti.

  • Katılımcıların yaklaşık dörtte biri (%24) haftada 100 sayfadan fazla yazdırdıklarını söyledi.

  • Ankete göre, en sık basılan belgeler arasında metin tabanlı belgeler (%65), tablolar (%38) ve e-postalar (%37) yer alıyor.

  • Pek çok ofiste çıktılar için hala çok sayıda kağıt kullanılmasına rağmen, ankete katılanların çoğu kağıtsız çalışmayı memnuniyetle karşılayacağını iletti. Neredeyse dörtte üçü kağıt tabanlı belgelerin önümüzdeki birkaç yıl içinde giderek veya hatta tamamen vazgeçileceğini varsaymaktadır.

 
 
Grafik Tasarımcı Masası

GTD ile kağıtsız organizasyon

Tüm notlarınız, mesajlarınız ve görevleriniz hakkında netlik kazanarak yalnızca kağıttan kurtulmakla kalmaz, aynı zamanda masanızı ve zihninizi rahatlatır ve üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarırsınız. GTD ayrıca aşağıdaki konularda da destek olur:

  • Profesyonel ve özel organizasyonu tek çatı altında toplamak,

  • Öncelikler ve bir sonraki aksiyonlar hakkında net kararlar almak,

  • İşe motivasyonla başlamak ve işten sonra rahatlamak,

  • Yaratıcılık, yeni fikirler ve hayata odaklanmanız için daha fazla alan sağlar.

Kağıtsız nasıl çalışırım?

Bir olasılık, belgeleri ve dosyaları bir USB çubuğu, hafıza kartı, harici sabit sürücü veya tabii ki e-posta kullanarak iş arkadaşlarınıza ve diğer kişilere kolayca iletmektir. Bu, yalnızca kağıttan ve buna ek olarak pahalı toner ve mürekkep gibi sarf malzemeleri maliyetlerinden tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda zamandan da tasarruf sağlar. Harici bir depolama ortamına kaydetmek, genellikle çok sayfalı bir belgeyi yazdırmaktan daha az zaman alır. Ayrıca sunumlar, tablolar veya grafikler ekranda mükemmel bir şekilde görüntülenebilir. Kağıtsız ofis yerden de tasarruf sağlar. Bir zamanlar dosyalarla dolu olan bir metre uzunluğundaki raflar, çok fazla alan kazandıran kağıtsız çalışma sayesinde geçmişte kalıyor!

Kağıtsız ofis için daha yararlı ipuçları:

Tablet, Telefon ve Saat

Yazdırmadan önce düşün

Tüm belgenin gerçekten yazdırılması mı gerekiyor, yoksa sadece birkaç sayfasını yazdırmak yeterli mi? Ya da belgeyi doğrudan bir yere kaydetmek daha mı doğru?

Her iki tarafa da yazdırın

Gerçekten yazılı olması gereken kağıtlar her iki taraftan da yazdırılırsa kağıt tüketimi en azından azaltılabilir. Bunun için bilgisayarda ilgili standart ayarlar vardır.

Mektupları ve faksları e-postalarla değiştirin

Özellikle önemli belgeler için, bunları postayla göndermek mantıklıdır. Ancak çoğu durumda, bir e-posta aslında yeterlidir. Bu durum konu ve amaç bazında kontrol edilmelidir.

Kağıt tasarrufu haftaları oluşturun

Çalışanların çevre konusunda farkındalık oluşturmalarını sağlamak için örneğin yılda iki kez kağıt tasarrufu haftaları ilan edilebilir. Önceden belirlenmiş bir süre içinde en az kağıt kullanan veya tasarruf eden departman, kampanya sonunda ödül alabilir.

 
 

Sadece kağıtsız değil, aynı zamanda daha etkin bir şekilde organize edilmiş GTD günü seminerlerimize katılın

GTD temel seminerlerimizde, basit ipuçlarıyla her gün meydana gelen görevler, randevular, sorumluluklar, kağıt desteleri ve makbuzların karmaşasında nasıl başarılı bir şekilde ustalaşabileceğinizi öğreneceksiniz. İlkeleri içselleştirip keyifle, güvenle ve aşinalıkla çalışabileceğiniz bir sistem kurduktan sonra kağıt miktarı otomatik olarak azalacak. Her şeyi anında uygun kategoriye kaydedecek ve uzun zamandır aradığınızı hemen bulabileceksiniz.

Bu ve bunun gibi faydaları öğrenmek çok kolay. İpuçlarını ne kadar kapsamlı ve derinlemesine uygulamak istediğinize siz karar vereceksiniz. Hazır olduğunuzda yöntemi genişletip veya sizin için verimli olmayan şeyleri azaltacaksınız. GTD'nin güzel yanı, sizi katı bir kalıba sokmak istemeyen önerilerinin olmasıdır. Olumlu etkilerini kendiniz test edebilirsiniz.

İki Bilgisayar Ekranı

Merkezi dosyalama sayesinde kağıtsız çalışın

Kağıttan ve baskıyla ilgili diğer sarf malzemelerinden tasarruf etmenin yanı sıra, kağıtsız ofisin bir dizi başka avantajı da vardır. Belgeler merkezi bir dijital depoda saklanıyorsa, uygun hakların atanması koşuluyla herkes bunlara erişebilir. Diğer faydaların yanı sıra, bu aynı zamanda verimlilikte bir artışa yol açar. Tüm çalışanların, sistem ve düzen ile ilgili farklı fikirleri olduğu ofislerde doğru evrak ve belgeleri aramak için bir hayli fazla zaman harcanabiliyor. Bir de bu işin dokümantasyon yönü var. Dijital kağıtsız ofiste, bir kağıt seline neden olmadan işi belgelemek ve takip etmek daha kolaydır.

Merkezi dosyalama kimler için faydalıdır ve faydaları nelerdir?

  • Dijital formda merkezi dosyalama, özellikle çalışanları dünyanın çeşitli yerlerinde farklı yerlerde oturan veya çok hareket halinde olan şirketler için çok mantıklıdır.

  • Evden çalışanlar bile, istedikleri zaman kağıtsız dijital dosyalamaya hızlı ve kolay bir şekilde erişebilir ve sadece birkaç tıklamayla aradıkları belgeleri rahatça bulabilirler.

  • Farklı şubelerden ekiplerin birlikte çalışmasını kolaylaştırır.

  • Telefon görüşmeleri veya toplantılar gibi diğer önemli şeyler için zaman kazanırsınız.

 

Her durumda, üretken çalışma yoluyla daha verimli zaman yönetimi ve aynı zamanda birkaç kişi veya ekiple ortak çalışma, kağıtsız çalışmanın sonucudur.

Özellikle hareket halindeyken verilerinin merkezi olarak erişilebilir olmasını isteyen dünya çapında birçok şirket, yazılımın yerel bir bilgisayarda değil, "veri bulutunu" depolayan bir sunucuda çalıştığı yaygın bulut sistemlerinden birini tercih ediyor. Yeni yazılımların karmaşık ve maliyetli kurulumları artık söz konusu değil. Ayrıca, son derece hassas olan veri şifreleme konusu da birçok sağlayıcı sorunu çok ciddiye aldığı için çözüme ulaştı. Sonuç olarak, belgeler ve bunların organizasyonu üzerinde iş birliğini basitleştiren profesyonel yazılım çözümleri, kağıtsız ofis için ana itici güç olarak kabul edilmektedir. Örneğin, günümüzde akıllı belge yönetimi, çoğu durumda kağıt dosyalamayı gereksiz hale getirebilir ve böylece ofisteki can sıkıcı kağıt yığınlarını azaltabilir. Akıllı tarama çözümleri, bilgilerin bir belgeden otomatik olarak okunmasına izin verirken, yenilikçi belge yönetim sistemleri, uzun süre elektronik olarak işlenmesini mümkün kılmıştır. Bu yöntem, kağıt tüketimini azaltırken, aynı zamanda maliyetleri ve üretim sürelerini de azaltır. Kağıtsız çalışma ile belge güvenliği ve çalışanların bilgi verme yeteneği artırılırken, aynı zamanda şirketlerin geleceğini ve rekabet gücünü de sağlar, yani mükemmel bir kazan-kazan durumu!

Özellikle daha küçük şirketler dijitalleşme ile başa çıkmakta zorlanıyor

Kağıtsız ofis organizasyonu

Kağıtsız çalışmanın avantajlarına rağmen, belge süreçlerini dijitalleştirmeye çalışanlar çoğunlukla daha büyük şirketlerdir. Çeşitli araştırmalar, çoğu küçük ve orta ölçekli şirketin uygun yazılım çözümlerini uygulamakta zorlandığını göstermektedir.

Bunun nedeni, birçoğunun kağıtsız ofise geçişin çok zaman alıcı ve maliyetli olduğunu düşünmesinden kaynaklanıyor. Ancak ofis ve iş süreçlerinin dijitalleşmesinin, dolayısıyla kağıtsız ofisin, giderek daha fazla şirkette gündemde olduğu da bir gerçek. Bununla birlikte, hayatın her alanında olduğu gibi, hala iyileştirme için çok yer var.

Kağıtsız ofis, çalışma ortamını ve çalışma alışkanlıklarını mantıksal olarak değiştirir. Diğer yandan kağıtsız ofisin getirdiği esneklik de büyük ölçüde yeniliklerin daha da yaygınlaşmasına ve çalışan memnuniyetinin artmasına katkı sağlıyor. Özel sektörde de kağıtsız ofis, sadeleştirme, özgürlük ve yeni alan oluşturma ile öne çıkıyor.

Kağıtsız ofis uygulamasına karar verildikten sonra yapılacak ilk şey mevcut durumu analiz etmektir. Kağıt gerçekte nerelerde ve hangi alanlarda kullanılıyor? Ardından, kağıtsız ofisin adım adım uygulanmasına başlanmadan önce hedef durum tanımlaması yapılmalıdır. Deneyimler, bu aşamada şirketin karmaşıklığına ve büyüklüğüne bağlı olarak her şeyin her zaman plana göre gitmediğini ve fiili uygulamanın genellikle başlangıçta planlanandan daha uzun sürdüğünü göstermektedir. Bu nedenle sabrın yanı sıra iyi bir planlama da şarttır. Sonuçta Roma bir günde inşa edilmedi!

 
 

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.