Bilgisayar klavyesi

E-POSTA YÖNETİMİ 
GELEN KUTUSUNUN GTD İLE ORGANİZE EDİLMESİ

E-posta Yönetimi: Gelen Kutunuzu Etkili Bir Şekilde Düzenlemek için 4 Kural

Bilinçli bir e-posta yönetimi, dijital çılgınlığın içinde stres yaşamadan üretken olmanıza yardımcı olabilir. Sürekli yanıp sönen bildirimler tarafından kontrol edilmek yerine, e-posta selinin kontrolünü kendi elinize alabilirsiniz.

 

Bu makalede okuyacağınız bazı başlıklar şöyle: 

Günlük dijital çılgınlığın girdabı

"Aşırı bilgi yüklemesi", çoğu insanın her gün aldığı birçok e-posta yüzünden maruz kaldığı bir durumdur. Analizler, Almanya'da 2017 yılında hayal bile edilemeyecek 771 milyar e-postanın yeni posta kutularına iletildiğini gösteriyor. Bu, kişi başına rahatsız edici istenmeyen postalar hariç yaklaşık 9.400 mesaja karşılık gelir. Daha fazla istatistiksel bilgiye göre, e-posta trafiği bir önceki yıla göre yüzde 23 artış göstermektedir.

Bunu özellikle iş yerinde hissediyoruz. Alman Tüketici Araştırmaları Derneği (GfK) tarafından yapılan bir başka araştırmaya göre, ofiste ayda ortalama 600 e-posta gönderiyoruz. Her halükârda, bu muazzam iş yükü, şirketteki zamanlarının en az yarısını bilgisayar başında geçiren 1.100 Alman çalışana ulaşıyor.

Her gün aldığımız sayısız e-postayı düşünmek bile gözlerimizin bir anda kararmasına sebep olabilir. Tatilden veya hastalıktan sonra ofise dönen herkes, acil aksiyonunu bekleyen kaç e-posta olduğunu bilir ve yanıtlanan her e-posta için üç yeni e-posta eklendiğini görmesi de muhtemeldir.

 
Klavye ve fare

GTD: E-postalarla uğraşmaktan daha fazlası

GTD, tüm profesyonel ve kişisel sorumluluklarınızı bir filtreye takılmadan düzenlemenize izin veren bir öz yönetim yaklaşımıdır.

 

E-posta kaosunun yapılandırılmış yönetimine ek olarak, GTD;

  • Tüm görevlerin, sorumlulukların ve randevuların kontrolü için daha iyi bir genel bakışa,

  • Stres faktörlerinin azaltılması ve stresli durumların daha kolay ele alınması ile daha az strese,

  • Üretkenlik ve kararlılık için daha fazla netlik kazanılmasına,

  • Yenilik, yaratıcılık ve fikirlerin gelişmesi için daha fazla alana olanak sağlar.

E-posta seli dikkatimizi nasıl çekiyor?


Üzücü olan şu ki, gerçekten önemli şeyler genellikle bu günlük e-posta selinde umutsuzca boğuluyor. Gelecek hafta son teslim tarihi olan proje, mutlaka katılmak istediğimiz seminer, ya da kısa vadeli olasılıkları ve sonuçlar için feda ettiğimiz uzun vadeli büyük hedeflerimiz kayboluyor. Elektronik posta kutumuza kısa süreli bir bakışla bile önceliklerimizin her zaman nasıl birbirine karıştığının görülebilir olması şaşırtıcıdır.

Günümüzde artık, dizüstü bilgisayarlarımızı zaten kapatmış olsak bile e-posta selinden kurtulmuyoruz. Akıllı telefonlarımıza gelen bildirimleri günlük hayatımızın bir parçası olmuş durumda. Yanlışlıkla telefonun bildirimler sesini açık bıraktığımızda, bir müşteri şikayeti veya unutulan bir toplantı, normal çalışma saatlerinden çok sonra hak ettiğimiz uykuyu elimizden alabilir.

Zorluk: Dijital çağda bilgi çalışması, çoğu durumda her şeyin üstünde bir olgudur; sınırsız ve tanımsızdır. Peki bunu kabul etmek zorunda mıyız? Sürekli ulaşılabilir olmamız, gerekli olan hızlı bilgi alışverişinin bir bedeli mi? Bu konuda dikkatli olmazsak kendimizi tükenmenin eşiğinde mi buluruz? Veya bu durumu önlemek için uygun bir teknik var mı?

GTD’nin Vaadi: Su kadar berrak bir zihin

GTD metodolojisinin geliştirilmesi atılımından önce, David Allen çok çeşitli mesleklerde iş deneyimi kazandı. Bir süre karate öğretmenliği de yaptı. Sonrasında, stressiz üretkenliğin mümkün olduğu arzu edilen durumu tanımlamayı öğrendi. Dolup taşan bir gelen kutusu, özlem duyulan iç huzuru engellemekle tehdit etse bile, Allen bugün eğitimlerinde “Bir düşünün” diyor, “ayna netliğinde bir göle, bir çakıl taşı atıyorsunuz. Su nasıl tepki verir? Kısaca, tamamen taşın atma gücüne ve kütlesine uygun şekilde tepki verir. Küçük şoktan sonra eski sakinliğine geri döner. Ne abartılı ne de abartısız. Bu, suyun doğal tepkisidir."

Yanlış tepki verdiğimiz her şey aynı anda bizi kontrol edebilir. Bir çalışanın veya iş arkadaşının e-postasını en iyi ihtimalle çöpte saklanacak şekilde yanıtlamak, istediğimiz bir şey değildir ve hızlı bir karar vermemizi gerektiren haberler üst üste geldiğinde aşırı hızlı olmamız gerekir. 

Su kadar berrak bir zihin geliştirmek, GTD’nin ilke ve eylemlerinin bize vaat ettiği şeydir. Bu, pek çok coşkulu seminer katılımcısının bundan sonra yaşamaya başladıkları zaman bildirdiği mucizevi etkidir. E-postalarımızı düzgün bir şekilde ele aldığımızda, net bir zihin, yeni kazanılan güç ve temel şeylere güçlü bir odaklanma günlük bir deneyim haline gelir.

Doğru e-posta yönetimiyle, kullandığınız programdan (Outlook, OmniFocus, Evernote, Trello gibi) bağımsız olarak, şu anda en önemli görevlere %100 odaklanabileceksiniz. Hangi teknolojiyi kullanırsanız kullanın, önerilerimiz tüm programlar için uygulanabilir. Bu şekilde, sürekli e-posta selinde boğulmakla uğraşmak zorunda kalmadan, öncelikli projenizde daha hızlı ve daha sık ilerleme kaydedeceksiniz. Bilincinizin bir göl kadar berrak olduğu, yapıcı şeylerin gerçekleştiği, günümüzün dijital dünyasının karmaşık zorluklarında ezici bir tuzağa düşmeden ustalaştırabileceğiniz bir yere ulaşabileceksiniz. 

Birkaç küçük ve basit kuralı takip edersek, e-posta seliyle başa çıkmayı öğrenecek ve bu süreçte üretkenliğimizi ikiye, hatta üçe katlayacaksınız.

Bunu yaparken, GTD’nin başarılı temel adımlarına yani özüne geri döneceğiz. Bu, düzenli olarak takip ettiğimiz toparlama, değerlendirme, organize etme, yansıtma ve uygulama sürecinden oluşur. Peki, e-postalarınızla uğraşırken sizi daha fazla odaklanmaya ve kişisel rahatlamaya götürebilecek 4 kural tam olarak nedir?

Etkili e-posta yönetimi için 4 kural

Gelen kutusunu düzenli olarak "sıfırlayın".

Üretkenliğimizin gerçek düşmanı ve aynı zamanda en büyük stres faktörü, gelişigüzel bir şekilde “öğe” olarak adlandırdığımız genellikle orada olmaktan bunaldığımızı hissettiğimiz şekilsiz bir şeyler, görevler ve fikirler yığınıdır. Posta kutumuzu açıp tek tuşla onlarca e-postaya atladığımızda bu işler bizim için somut hale geliyor.

Bu stres nereden geliyor? Basitçe söylemek gerekirse; zihindeki netlik eksikliğinden kaynaklanıyor. Başka bir deyişle, e-postalarımızı kontrol altına almanın ilk adımı düzen ve netlik yaratmaktır. Spesifik olarak, bu, posta kutumuzu düzenli olarak boşaltmak anlamına gelir. Kalıcı durum, tüm iletilerin mümkün olan en erken zamanda değerlendirildiği bir "Boş Kutu" olmalıdır. GTD'nin 5 adımını hatırlayın: değerlendirme, tüm görevleri tamamlamanız gerektiği anlamına gelmez. Outlook gibi çoğu e-posta programı, kategorilerin sezgisel olarak oluşturulabileceği, ilgili görevi atayabileceğiniz bir işleve sahiptir. Doğru ortama girer girmez (örn. ofis / çevrimiçi) “Ofis” veya “Bilgisayar” kategorisinden önceden tanımlanmış bir görevi seçip tamamlayabilirsiniz.

E-postalarınızı gözden geçirmek, değerlendirmek ve organize etmek için günde iki kez bir zaman aralığı ayırın. İdeal olarak, sabah en önemli görevinize başlamadan önce ilk iş olarak bunu yapabilirsiniz. Ayrıca ofis kapanmadan kısa bir süre önce tekrar ortalığı toparlamanız tavsiye edilir, böylece kapıyı arkanızdan temiz bir zihinle kapatabilir ve eve kaygısız bir şekilde gidebilirsiniz. E-postalarınızı gözden geçirirken ikinci kuralı mutlaka aklınızda bulundurun.

2 dakikada daha az stres ve daha fazla üretkenlik kazanın.

Bir görevi 2 dakika veya daha kısa sürede tamamlayabilecekseniz, hemen şimdi yapın! Müşteri talebini yanıtlayın, eki iş arkadaşınıza iletin veya uçak biletlerinin çıktısını alın! Toparlanması ve değerlendirilmesi, hemen ele alınmasından daha uzun sürecek tüm görevler hemen yapılmalıdır. Gelen kutularımıza iki dakika veya daha kısa bir sürede veda edebileceğimiz kaç e-posta geliyor? Düşündüğümüzden daha fazla. Bu yöntem, tüm gün boyunca üzerinizde olan rahatsızlığın büyük bir kısmını ortadan kaldırır.

E-postalarınız ile ilgilenirken sadece 2 dakika kuralını kullanırsanız, elektronik mesaj akışını büyük ölçüde azaltabilir ve kontrol altına alabilirsiniz. Daha fazla zaman gerektiren diğer e-postaları, istediğimiz genel görünümü korumamıza yardımcı olan bir klasörler ve yapılacaklar listesi sistemine taşıyabiliriz.

Yapılandırılmış klasörler aracılığıyla düzen ve yapı oluşturun.

İlgili mesajları içine taşıdığınız e-posta ara yüzünde yapılandırılmış bir klasör sistemi oluşturun. Gelen kutunuzdaki alt klasörleri depolama alanı olarak kullanın. İki klasör özellikle önemlidir:

Bir " beklemedekiler " klasörüne ihtiyacınız var. Yanıt beklediğiniz tüm e-postaları buraya kaydedin çünkü bir sonraki proje adımını ancak başka bir departmandan biri size gerekli belgeleri gönderdiğinde atabilirsiniz.

Ayrıca " referanslar" için ikinci klasöre ihtiyacınız var. Burası, daha sonra okumak istediğiniz haber bültenlerini veya yalnızca bir sonraki proje için kullanabileceğiniz ekleri olan e-postaları kaydetmek için ideal yerdir. Kritik bilgileri kaçırmamanız için elbette bu klasörleri her hafta düzenli olarak gözden geçireceksiniz.

Kural 1'de açıklandığı gibi diğer e-postalarla devam edin. Tercih ettiğiniz programın görev alanını kullanın ve orada size uygun kategoriler oluşturun. GTD, bunları görevlerinize ve sorumluluklarınıza göre uyarlamanız gerekse bile, temel olarak aşağıdaki kategorileri önerir.

  • Aramalar

  • Gündem (belirli kişiler ve toplantılar için)

  • Ofiste

  • Günlük işler

  • Bilgisayarda

  • Evde

 

Şimdi, gelen e-posta sonucunda atmanız gereken somut adımı formüle edin. Yararlı bulursanız, e-postayı bir göreve ekleyebilirsiniz. Aksi takdirde ilgili maili arşivleyin ki e-posta kutunuz boşalsın.

Bizi izlemeye devam edin ve yeni rutinler/alışkanlıklar geliştirin

Tüm yöntem dördüncü kurala göre çalışır veya başarısız olur. GTD, e-postalarınızı nasıl daha iyi yönetebileceğiniz ve elektronik mesaj selinin ustası olabileceğinizin bir yöntemidir. Ancak, bu yaklaşımı süreçlerinize sağlam bir şekilde sabitler ve buna bağlı kalırsanız işe yarar.

Elbette eski alışkanlıklarınıza geri dönmeniz de söz konusu olabilir. Özellikle stresli ve olaylı bir çalışma haftasının dolup taşan bir e-posta kutusuna yansıyan birçok görevi birlikte getirdiği zamanlar olacaktır. Ancak bu, başarısız olduğunuz anlamına gelmez. Sadece kontrolü yeniden kazanmaya karar verin. Oturun ve düzenli olarak görev yığını üzerinde çalışın. Kısa zamanda durumun kontrolünün yine sizde olacağını göreceksiniz!

Şimdi temizle!

Bir öğleden sonranızı kendinize ayırın. Ne kadar erken olursa o kadar iyi. Gelen kutunuzu tamamen boşaltmak için kapsamlı bir temizlik yapın ve gelecekte kullanacağınız faydalı klasörleri ve görev kategorilerini oluşturun.

Mümkün olduğunca silmekten veya bir arşiv klasörüne kaydetmekten korkmayın. Sık sık "Bunu bir gün kullanabilirim" diye düşünürüz. İleride bir zamanda bir şeyin yeniden önem kazanması gerekiyorsa, doğru bilgiyi arşivlenmiş e-postalarda bulacaksınız. Önümüzdeki 6 ay içinde kesinlikle geri dönmeyeceğiniz her şey sonsuza kadar çöpte olmalı.

Bu kuralların işe yaradığını göreceksiniz ve konu e-postanıza geldiğinde birkaç küçük adımla hayal edebileceğinizden fazlasını yapabileceksiniz.

Şirketinizde sürdürülebilir e-posta iletişimi için ipuçları

Artık e-posta programınızı toparladığınıza, e-postalarınızı düzenli olarak düzenlediğinize ve e-posta kutunuzu sıfıra getirdiğinize göre, size şirketinizde veya müşterilerle veya tedarikçilerle genel iletişimi iyileştirebilecek birkaç ipucu vermek istiyoruz. Bu şekilde, karşılıklı dikkat ile güvenilir, olumlu ve üretken iş birliğine ulaşırsınız.

  • Gereksiz e-postalardan kaçının. Başkalarını yalnızca postadaki bilgilerden gerçekten faydalanırlarsa veya bilgilendirilmeleri gerekiyorsa cc'ye koyun. Kendi gelen kutunuza bir göz atın. Kopyalamanız gerekmediğini düşündüğünüz kaç e-posta var? Bir dağıtım listesinden çıkarılmak isteyip istemediğinizi göndericiye açık bir şekilde bildirin.

  • Bcc'den kaçının. Bu işlev, örneğin farklı müşterilere gönderilen bilgi e-postaları için çok bilinçli bir şekilde kullanılmalıdır. Güvenilir bir iş birliği için çabalayan herkes, açıklığa güvenir ve gizlilik için bcc işlevini kullanmaz.

  • Açık bir konu yazın. Bu, alıcıyı e-postanın gerçek konusunun ne olduğunu bulmaktan kurtarır.

  • E-postaya amacını kısaca açıklayarak başlayın. Bu aynı zamanda alıcıya zaman kazandırır. Metninizi belirli bir soru veya istekle tamamlayın. Bu da netliği artırır ve gereksiz döngüleri azaltır.

  • Kendinize e-postasız zamanlar tanımlayın. Aracınızın "daha sonra gönder" işlevini kullanın ve gün sonundan kısa bir süre önce, örneğin cuma öğleden sonraları veya hafta sonları e-posta göndermekten kaçının. Burada da empati kurmak iyi bir ölçüdür. Hafta sonu başlamadan kısa bir süre önce iş arkadaşlarınızdan, o işe başlayamayacağınız, ancak zihinsel alanınızı işgal eden e-postalar almak ister misiniz? Hayır. O zaman siz de e-postalarınızı pazartesi sabahına kadar göndermeyin.

1

2

3

4

 
 
 

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.