ÇALIÅžMA MASASI ORGANÄ°ZASYONU
Ä°ÅžYERÄ°NDE DAHA FAZLA GENEL BAKIÅž
Çalışma masanızı en iyi ÅŸekilde nasıl organize edersiniz?
ÜretkenliÄŸinizi, çalışma alanınızdaki kaostan ve düzensizlikten daha fazla yavaÅŸlatan ve gereksiz stres yaratan bir ÅŸey yoktur. Ä°ster evde ister ofiste, dikkatiniz kolay dağılıyor, hiçbir ÅŸeye odaklanamıyor veya iÅŸleri sürekli erteleme eÄŸilimindeyseniz, optimize edilmiÅŸ bir çalışma masası organizasyonu için bir dizi ipucu, çalışma alanında düzen oluÅŸturmanıza yardımcı olacaktır.
Bu makalede aşağıdaki sorulara cevap bulacaksınız:
​
Çalışma masası organizasyonu ve verimli çalışmanın sırrı
“Bu nedir?” “Neden burası?” “Bununla ne yapmalıyım?” “Åžimdi ihtiyacım olay ÅŸey nerede?” Dolup taÅŸan bir çalışma masası gördüÄŸünüzde zihninizin içinde çınlayan korkunç sesler bunlara benzer. Bunun gibi sorular yalnızca can sıkıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda zamanınızı ve enerjinizi alır. Verimli çalışmak ve fikirlerinizi gerçekleÅŸtirmek için bunlardan yoksun kalırsınız.
​
Bu nedenle, iÅŸlerin tamamlanmaması, proje durumlarının ertelenmesi ve en baÅŸtaki yaratıcı dürtünün kaybolması ÅŸaşırtıcı deÄŸil. Ofisteki kaos, zihindeki kaosa yol açar ancak bunun tersi de geçerlidir. Günümüz bilgi toplumunda kimse kaosu yöneten efsanelere inanmıyor.
​
Sürekli olarak kalem ve belge aramak zorunda kalmak sadece zahmetli ve verimsiz olmakla kalmaz, aynı zamanda sizi engeller. Çalışma masanız size sorun olduÄŸunda, bilinçsizce, iÅŸe ve görevlere tam anlamıyla direnç gösterirsiniz. David Allen, üretkenliÄŸin sırrından bu ÅŸekilde uzaklaÅŸtığımızı ifade ediyor:
“Etkili ve üretken düÅŸünmenin en büyük sırrı, doÄŸru zamanda doÄŸru ÅŸeye odaklanmaktır.”
Stressiz üretkenliÄŸin ilk adımı, ofisinizin ya da çalışma masanızın organizasyonu ile baÅŸlar. Belirli ilkelere göre ve belirli ürünlerle en iyi ÅŸekilde düzenlediÄŸiniz çalışma masalarınız sayesinde size en muhteÅŸem kaynaklar açılmış olur.
GTD KoçluÄŸu ile çalışma masanızı/ortamınızı optimize edin
Çalışma masanızda kiÅŸisel koçluk alabilir ve sizin için önemli olan her ÅŸeyi uygun ÅŸekilde düzenleyebilirsiniz. Böylelikle
-
Zihninizi rahatlatırsınız.
-
Çalışma masanız ve tüm gelen kutularını boÅŸaltırsınız.
-
Yarım kalan tüm iÅŸlerinizi ve yapmak istediklerinizi organize edersiniz.
-
Projeleriniz ve görevlerinizin tümüne hakim bir bakış açısı kazanırsınız. (profesyonel ve kiÅŸisel)
-
Aniden ortaya çıkan zorluklarla sakince baÅŸa çıkarsınız.
-
Gereksiz zaman harcananları hemen keÅŸfeder ve onlardan nasıl kaçınabileceÄŸinizi öÄŸrenirsiniz.
Pratik Ä°puçları
Peki, masanızı ve iÅŸ yerinizi güvenilir bir sisteme göre düzenlemek için pratik olarak ÅŸimdi ne yapabilirsiniz?
1
DoÄŸru iÅŸ akışına açılan portal: bir gelen kutusu oluÅŸturun
GTD'ye göre iÅŸ akışının ilk adımı toparlamaktır.
Dikkatimizi çeken her ÅŸey mümkün olduÄŸunca az sayıda kutuda toplanmalıdır. Bu ÅŸekilde, sadece kısa süreli bellekte alan yaratmakla kalmıyor, aynı zamanda gerçek öz yönetim sürecini de baÅŸlatıyoruz.
​
Masanızda fiziksel bir gelen kutusu oluÅŸturursanız, her gelen proje belgeleri ve notlar bu kutuya girer ve dikkatinizi çeker çekmez onu, iÅŸ akışının beÅŸ aÅŸamasına gönderirsiniz: Toparlama, deÄŸerlendirme, organize etme, yansıtma, uygulama. BeÅŸ aÅŸamanın yardımıyla, masanız sadece her zaman düzenli olmakla kalmaz, aynı zamanda tüm görevler hakkında her zaman güncel kalırsınız ve daha hızlı bir ÅŸekilde uygulayabilirsiniz.
​
Azami netlik ve düzen saÄŸlamak için, gelen kutusunu her zaman boÅŸ tutmaya çalışın.
2
Netlik ve odaklanma için temizleme
Tüm çekmeceleri boÅŸaltın ve içindekileri gelen sepetine koyun. Sonra her ÅŸeyi sepetten en fazla bir kez çıkarın.
Bununla ne yapacağınızı düÅŸünün. Herhangi bir iÅŸlem gerektirip gerektirmediÄŸi sorgulayın. Temel ilke ÅŸudur: Önümüzdeki altı ay içinde artık ihtiyacınız olmayan her ÅŸeyi güvenle atabilirsiniz.
​
Sadece çekmecelerinizi boÅŸaltmak bile zihni özgürleÅŸtirir ve odağı keskinleÅŸtirir. Ancak gelecek için geçerli olan kural ÅŸudur: Bir çekmecenin dörtte üçünden fazlası dolu olmamalıdır. Dağınık masa çekmeceleri sadece açılmamakla kalmaz, aynı zamanda odağı da yok eder. Aylarca, hatta yıllarca açılmadan duran ve içindekilerin dolup taÅŸtığı bir çekmece ile hepimize karşılaÅŸmışızdır.
​
Åžimdi ise soru ÅŸu; "Ä°htiyacım olmayan ama daha sonrası için ilginç olabilecek ÅŸeyleri ne yapacağım?" GTD bunun için de yararlı bir çözüm sunar; referans malzemesi olarak depolama.
3
A'dan Z'ye düzen: Genel Referans Materyalleri
Optimal bir öz yönetimin önündeki en büyük engellerden biri, referans materyalleri için genel bir sisteme sahip olmamaktır.
Bu sistem, özel kitaplığınızın geniÅŸletilmiÅŸ bir ÅŸeklidir.
Hızlı ve iÅŸlevsel olarak kullanılabilmesi, hatta eÄŸlenceli olması önemlidir. GTD'nin benzersiz gücü olan toparlama ve deÄŸerlendirme sürecini devam ettirmenin tek yolu budur.
​
AÅŸağıdaki soruları sorarak bu klasöre girmesi gereken her ÅŸeyi belirleyebilirsiniz:
-
Potansiyel olarak beni ilgilendiren ne olabilir?
-
Hangi bilgiler benim için her an mevcut olmalıdır?
​
Bu önemli klasöre kolayca eriÅŸebildiÄŸinizden emin olun, çünkü bir klasör veya uygun depolama alanı olmadan bir ÅŸeyi sıralamak istemekten daha kötü bir ÅŸey yoktur.
​
Bu klasörün içeriÄŸini alfabetik sıraya koyun. Bu klasörde istediÄŸiniz kadar saklama özgürlüÄŸüne sahip olmalısınız. Ä°çeriÄŸi konuya, kiÅŸiye, projeye veya ÅŸirkete göre sıralayabilirsiniz. Kategorizasyon, ÅŸekilsiz bilgi kütlesi hakkında bir genel bakış elde etmenize yardımcı olur.
4
Yapı mucizesi
GTD'nin temel ilkesi ÅŸudur, biriken her ÅŸeyi önemli eylemler, projeler ve faydalı bilgilerin net bir envanterine dönüÅŸtürün.
Metodolojinin güçlü yönlerinden biri de budur. Bununla birlikte, pek çok kiÅŸi tarafından bilinmeyen bir farkındalık ortaya çıkar. Adlandırdığımız her ÅŸeye sahibiz demektir. EÄŸer tersi söz konusu ise, birikmiÅŸ isimsiz ÅŸeyler kontrolü ele geçirir. NetliÄŸi ve kontrolü yeniden kazanmak için mümkün olduÄŸunca etiketleyin!
​
Etiketler aslında klasörlerimizi ve onlarla olan iliÅŸkimizi olumlu yönde dönüÅŸtürmek gibi mucizevi bir özelliÄŸe sahiptir. Masanızdan rahatlıkla okunabilir veya evrak çantanıza baktığınızda hemen gözünüze çarpabilir. Bu size bir düzen ve güven hissi verir, çünkü bir bakışta aradığınızı nerde bulabileceÄŸinizi bilirsiniz.
​
Yalnızca bu tavsiyeye uyarsanız, masanız ideal bir düzen oluÅŸturmada temel görevi görebilir. DiÄŸer her ÅŸeyle bu noktadan ilgilenirsiniz ve stressiz üretkenliÄŸin büyüsünün tadını çıkarırsınız.
Bize ulaşın!
Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriÄŸi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletiÅŸim formumuzu kullanarak bizimle iletiÅŸime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaÅŸabilirsiniz. KiÅŸisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.