Çalışma Alanı

ÇALIŞMA MASASI ORGANİZASYONU 
İŞYERİNDE DAHA FAZLA GENEL BAKIŞ

Çalışma masanızı en iyi şekilde nasıl organize edersiniz?

Üretkenliğinizi, çalışma alanınızdaki kaostan ve düzensizlikten daha fazla yavaşlatan ve gereksiz stres yaratan bir şey yoktur. İster evde ister ofiste, dikkatiniz kolay dağılıyor, hiçbir şeye odaklanamıyor veya işleri sürekli erteleme eğilimindeyseniz, optimize edilmiş bir çalışma masası organizasyonu için bir dizi ipucu, çalışma alanında düzen oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Çalışma masası organizasyonu ve verimli çalışmanın sırrı

“Bu nedir?” “Neden burası?” “Bununla ne yapmalıyım?” “Şimdi ihtiyacım olay şey nerede?”  Dolup taşan bir çalışma masası gördüğünüzde zihninizin içinde çınlayan korkunç sesler bunlara benzer. Bunun gibi sorular yalnızca can sıkıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda zamanınızı ve enerjinizi alır. Verimli çalışmak ve fikirlerinizi gerçekleştirmek için bunlardan yoksun kalırsınız.

Bu nedenle, işlerin tamamlanmaması, proje durumlarının ertelenmesi ve en baştaki yaratıcı dürtünün kaybolması şaşırtıcı değil. Ofisteki kaos, zihindeki kaosa yol açar ancak bunun tersi de geçerlidir. Günümüz bilgi toplumunda kimse kaosu yöneten efsanelere inanmıyor.

Sürekli olarak kalem ve belge aramak zorunda kalmak sadece zahmetli ve verimsiz olmakla kalmaz, aynı zamanda sizi engeller. Çalışma masanız size sorun olduğunda, bilinçsizce, işe ve görevlere tam anlamıyla direnç gösterirsiniz. David Allen, üretkenliğin sırrından bu şekilde uzaklaştığımızı ifade ediyor:

“Etkili ve üretken düşünmenin en büyük sırrı, doğru zamanda doğru şeye odaklanmaktır.”

Stressiz üretkenliğin ilk adımı, ofisinizin ya da çalışma masanızın organizasyonu ile başlar. Belirli ilkelere göre ve belirli ürünlerle en iyi şekilde düzenlediğiniz çalışma masalarınız sayesinde size en muhteşem kaynaklar açılmış olur.

İş toplantısı

GTD Koçluğu ile çalışma masanızı/ortamınızı optimize edin

Çalışma masanızda kişisel koçluk alabilir ve sizin için önemli olan her şeyi uygun şekilde düzenleyebilirsiniz. Böylelikle

  • Zihninizi rahatlatırsınız.

  • Çalışma masanız ve tüm gelen kutularını boşaltırsınız.

  • Yarım kalan tüm işlerinizi ve yapmak istediklerinizi organize edersiniz.

  • Projeleriniz ve görevlerinizin tümüne hakim bir bakış açısı kazanırsınız. (profesyonel ve kişisel)

  • Aniden ortaya çıkan zorluklarla sakince başa çıkarsınız.

  • Gereksiz zaman harcananları hemen keşfeder ve onlardan nasıl kaçınabileceğinizi öğrenirsiniz.

Pratik İpuçları

Peki, masanızı ve iş yerinizi güvenilir bir sisteme göre düzenlemek için pratik olarak şimdi ne yapabilirsiniz?

1

Doğru iş akışına açılan portal: bir gelen kutusu oluşturun

GTD'ye göre iş akışının ilk adımı toparlamaktır.

Dikkatimizi çeken her şey mümkün olduğunca az sayıda kutuda toplanmalıdır. Bu şekilde, sadece kısa süreli bellekte alan yaratmakla kalmıyor, aynı zamanda gerçek öz yönetim sürecini de başlatıyoruz.

Masanızda fiziksel bir gelen kutusu oluşturursanız, her gelen proje belgeleri ve notlar bu kutuya girer ve dikkatinizi çeker çekmez onu, iş akışının beş aşamasına gönderirsiniz: Toparlama, değerlendirme, organize etme, yansıtma, uygulama. Beş aşamanın yardımıyla, masanız sadece her zaman düzenli olmakla kalmaz, aynı zamanda tüm görevler hakkında her zaman güncel kalırsınız ve daha hızlı bir şekilde uygulayabilirsiniz.

Azami netlik ve düzen sağlamak için, gelen kutusunu her zaman boş tutmaya çalışın.

2

Netlik ve odaklanma için temizleme

Tüm çekmeceleri boşaltın ve içindekileri gelen sepetine koyun. Sonra her şeyi sepetten en fazla bir kez çıkarın.

Bununla ne yapacağınızı düşünün. Herhangi bir işlem gerektirip gerektirmediği sorgulayın. Temel ilke şudur: Önümüzdeki altı ay içinde artık ihtiyacınız olmayan her şeyi güvenle atabilirsiniz.

Sadece çekmecelerinizi boşaltmak bile zihni özgürleştirir ve odağı keskinleştirir. Ancak gelecek için geçerli olan kural şudur: Bir çekmecenin dörtte üçünden fazlası dolu olmamalıdır. Dağınık masa çekmeceleri sadece açılmamakla kalmaz, aynı zamanda odağı da yok eder. Aylarca, hatta yıllarca açılmadan duran ve içindekilerin dolup taştığı bir çekmece ile hepimize karşılaşmışızdır.

Şimdi ise soru şu; "İhtiyacım olmayan ama daha sonrası için ilginç olabilecek şeyleri ne yapacağım?" GTD bunun için de yararlı bir çözüm sunar; referans malzemesi olarak depolama.

3

A'dan Z'ye düzen: Genel Referans Materyalleri

Optimal bir öz yönetimin önündeki en büyük engellerden biri, referans materyalleri için genel bir sisteme sahip olmamaktır.

Bu sistem, özel kitaplığınızın genişletilmiş bir şeklidir.

Hızlı ve işlevsel olarak kullanılabilmesi, hatta eğlenceli olması önemlidir. GTD'nin benzersiz gücü olan toparlama ve değerlendirme sürecini devam ettirmenin tek yolu budur.

Aşağıdaki soruları sorarak bu klasöre girmesi gereken her şeyi belirleyebilirsiniz:

  • Potansiyel olarak beni ilgilendiren ne olabilir?

  • Hangi bilgiler benim için her an mevcut olmalıdır?

Bu önemli klasöre kolayca erişebildiğinizden emin olun, çünkü bir klasör veya uygun depolama alanı olmadan bir şeyi sıralamak istemekten daha kötü bir şey yoktur.

Bu klasörün içeriğini alfabetik sıraya koyun. Bu klasörde istediğiniz kadar saklama özgürlüğüne sahip olmalısınız. İçeriği konuya, kişiye, projeye veya şirkete göre sıralayabilirsiniz. Kategorizasyon, şekilsiz bilgi kütlesi hakkında bir genel bakış elde etmenize yardımcı olur.

4

Yapı mucizesi

GTD'nin temel ilkesi şudur, biriken her şeyi önemli eylemler, projeler ve faydalı bilgilerin net bir envanterine dönüştürün.

Metodolojinin güçlü yönlerinden biri de budur. Bununla birlikte, pek çok kişi tarafından bilinmeyen bir farkındalık ortaya çıkar. Adlandırdığımız her şeye sahibiz demektir. Eğer tersi söz konusu ise, birikmiş isimsiz şeyler kontrolü ele geçirir. Netliği ve kontrolü yeniden kazanmak için mümkün olduğunca etiketleyin!

Etiketler aslında klasörlerimizi ve onlarla olan ilişkimizi olumlu yönde dönüştürmek gibi mucizevi bir özelliğe sahiptir. Masanızdan rahatlıkla okunabilir veya evrak çantanıza baktığınızda hemen gözünüze çarpabilir. Bu size bir düzen ve güven hissi verir, çünkü bir bakışta aradığınızı nerde bulabileceğinizi bilirsiniz.

Yalnızca bu tavsiyeye uyarsanız, masanız ideal bir düzen oluşturmada temel görevi görebilir. Diğer her şeyle bu noktadan ilgilenirsiniz ve stressiz üretkenliğin büyüsünün tadını çıkarırsınız.

 
 
 
 

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.