ÜRETKENLİĞİ ARTTIRIN
BASİT YAPILAR SAYESİNDE DAHA FAZLASINI YARATIN
Verimliliği artırmak için 9 basit ipucu
İş günü bittiğinde, pek çok çalışan insan iyi bir ruh hali yerine, günü hayal kırıklığı ile sona erdirir. Planlanan günün çalışması bir kez daha başarısız olmuştur. Hayal kırıklığının nedenlerinden biri, iş yükünün çok fazla olmasıdır, diğer bir neden ise birçok insanın yapılandırılmış bir şekilde çalışmayı başaramamasıdır.
Genellikle aslında önemsiz ama sözde önemli olan görevler ile ilgili çıkmaza girersiniz. Ya da telefon görüşmeleri ve e-postalar ya da bir şeyleri kısaca tartışmak için sürekli gelen iş arkadaşları, iş akışının sürekli kesintiye uğramasına neden olur. Böylece verimlilik kısa sürede sona erer!
Bu makalede aşağıdaki konular ile ilgili bilgi sahibi olacaksınız...
Genel bakış oluşturun
Tüm sorumlulukların stressiz ve zamanında yerine getirilebilmesi için kaosa düzen getirin. Bu size hem görevler için hem de sizin için gerçekten önemli olan şeyler ve insanlar için alan sağlar.
Bunu yapmanın en iyi yolu, aşina olduğunuz (dijital veya kağıt tabanlı) güvenilir bir sistem yardımıyla tüm sorumluluklara ilişkin ayrıntılı bir genel bakış oluşturmaktır. Bu nokta, kaybolan postalar ve e-postalar veya gecikmiş aramalar gibi işlerin zamanın hangi noktasında önemli olduğuna karar vermek için ideal bir temeldir. Ve genellikle işleri basitçe devretmek tavsiye edilir.
Her şeyi sıralamak ve organize etmek çok zaman alsa bile, bu çabanın birçok yönden size karşılığını verdiğini göreceksiniz.
1
Yoğun zamanlarda, ancak sizin de bir sisteminiz varsa, bir sisteme dönüş yolunuzu bulabilirsiniz.
Görev listeleri oluşturun
Önemli olanın kalbine ulaştığınız yapılacaklar listelerini düzenli olarak oluşturun.
Somut aksiyonlar formüle edin ve bunları yazın. Buradaki kilit nokta "annemin doğum günü" maddesi kendi kendini açıklayıcı olmaması ve yeniden düşünmeyi gerektirmesidir. Bununla birlikte, “Anneme ne tür bir doğum günü hediyesi alacağıma karar vermek için kız kardeşimi ara” açık ve kesindir. Böylece tam olarak ne yapılması gerektiğini hemen anlarsınız.
Bu görevleri bağlamlara veya kategorilere atamanın yararlı olduğu kanıtlanmıştır. Listeleri güncel tutmayı da unutmayın. Prosedür genellikle günde yarım saat veya başkaları için haftada yaklaşık bir saat gibi bir zaman alacaktır. Ancak, listeleri dikkatlice incelerseniz, yatırım getirisinin ne kadar büyük olduğunu çabucak göreceksiniz. Listelerinizi ne kadar sık güncel tutarsanız, o kadar hızlı aksiyon alırsınız.
2
GTD ile daha fazla üretkenlik
GTD, öz yönetim metodolojisi, kendinizi daha iyi organize etmeniz için basit, hemen uygulanabilir ve sezgisel adımlar önerir. Daha iyi öz yönetim aynı zamanda daha üretken çalışmalara yol açar.
GTD'nin diğer etkileri:
-
Güvendiğiniz bir sistem (dijital veya kağıt tabanlı)
-
Katı kalıpları şart koşmadan aksiyon önerileri
-
Basit yapılar sayesinde hem profesyonel hem de özel yaşamda daha fazla refah
-
Tüm sorumluluklara eksiksiz bir bakış ve karar verme noktasında duyulan güven
2 dakika kuralını kullanın.
Uygulama aşamasında 2 dakikalık kuralı kullanın, çünkü bu, üretkenliğiniz üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. GTD geliştiricisi David Allen'ın kuralına göre, iki dakikadan daha kısa sürede tamamlanabilen tüm görevler hemen halledilmelidir.
Bu görevler, örneğin, ertelenirse kafanızda çok yer kaplayacak ve çok fazla enerjiye mal olacak kısa telefon görüşmeleri olabilir. İki dakikada neler yapılabileceğine şaşıracaksınız.
3
Dosyalama sistemini optimize edin.
Dosyalama sisteminin de verimlilik üzerinde hafife alınmaması gereken bir etkisi vardır. Bu nedenle dosyalama sisteminize dikkat etmelisiniz, çünkü belgelerinizi dikkatli bir şekilde saklarsanız ve tam olarak nerede bulacağınızı bilirseniz, hızlı bir şekilde elinizin altında olur.
Tekrar tekrar yapılan çok iş olduğu için sıfırdan başlamak yerine eski belgeleri dosyalama sisteminden hızlı bir şekilde çıkarmak verimliliği artırır. İyi bir düzen, yaşamın sadece yarısı değil, aynı zamanda üretken çalışma söz konusu olduğunda yaşamın başı ve sonudur.
4
İnsanların diğer zamanlardan daha verimli çalıştığı zamanlar vardır. Bazıları özellikle sabahları konsantre ve üretkendir, diğerleri ise gerçekten sadece öğleden sonra veya gece yola çıkar. Bu nedenle, özellikle önemli görevleri veya toplantıları bireysel çalışma ritminize uygun zamanlarda planlamalısınız. Kuşkusuz, bu her zaman mümkün değildir, ancak düşündüğünüzden daha sık uygulanabilir.
Bu arada, iş gününün bitiminden kısa bir süre önce, bir hafta sonu veya tatilden önce daha büyük projelere başlamanın bir anlamı yoktur. Bu sadece stres yaratır. Bunun yerine, mevcut zaman ve enerji gereksinimlerine daha uygun bir görev aramak daha iyidir.
5
Kendi üretken saatinizi bulun.
Kendinizi erteleme tuzağına düşürmeyin! Bu terim kulağa karmaşık geliyor olabilir, ancak en temelde bir şeyleri yapmayı ertelemek anlamını taşıyor. Kronik olarak erteleme eğiliminde olanlar, en iyi öz yönetim yöntemiyle bile başarılı olamayacaklardır.
Bu nedenle, erteleme eğiliminde olan herkes öncelikle bunu neden yaptığını düşünmelidir. Örneğin kolaylık sağlamak için mi? Yoksa zorluklar veya reddedilme korkusu için mi? Bir projeyi son dakikada bitirmenin veya belki de artık yapamamanın nasıl bir his olduğu fikri, çoğu zaman hemen başlamak için yeterince motive edici olacaktır.
6
Ertelemeyi önleyin.
Toplantıları hedeflenen şekilde planlayın . Çok uzun olmamalı ve sadece toplantının konusuyla gerçekten ilgili olan kişiler toplantıda hazır bulunmalıdır çünkü daha az katılımcılı toplantılar daha verimlidir.
Verimli toplantılar ayrıca, ayrılan zamanın etkin bir şekilde kullanılması, iyi hazırlanmış ve yapılandırılmış olması ve toplantıyı ustalıkla yöneten bir moderatörün olması ile karakterize edilir. Toplantıdan sonrası toplantıdan daha önemlidir. Bu şu anlama gelir, bir toplantının sonunda belirlenen sonraki somut adımlar gelecek için verimli bir bakış açısı gösterir ve işlerin nasıl devam edeceği konusunda netlik verir. Bu netlik de tüm çalışma arkadaşları ve çalışanlar için motivasyon sağlar.
Toplantıları optimize edilmiş bir şekilde planlayın.
7
Verimli olmak istiyorsanız, molalar vermelisiniz. Bu yüzden molalarınızı, ister biraz egzersiz için, ister enerji ve konsantrasyon seviyelerinizin yükselmesine izin veren sağlıklı bir yemek için kullanın. Bilim adamları, aradaki kısa bir şekerlemenin bile insan gücünü, üretkenliği ve yaratıcılığı sürdürülebilir bir şekilde artırdığını gözlemlemişlerdir.
Performansı yüzde 35 artırmak için sadece 15 dakika yeterlidir. Japonya'da "güç uykusu" yıllardır yaygın olan bir kavram. " İnemuri " kelimenin tam anlamıyla "var olmak ve uyumak" anlamına gelmektedir.
Güç kazanmak için mola verin.
8
Yerinizi değiştirin. Bazen sadece yüksek bir masada dururken çalışmak ya da telefonda konuşurken odanın içinde yürümek yardımcı olur. Bu kan dolaşımını uyaracak ve hem vücuda hem de beyine taze kan gitmesini sağlayacaktır.
Ayrıca farklı yerlerde de çalışabilirsiniz. Birçok insan evdeki ofisinde , diğerleri açık alanda veya bir kafede , diğerleri ise ortak çalışma alanında daha üretkendir, çünkü yoğun ve ilham verici bir ortamda kendilerini motive etmeyi başarırlar. Sizin için en iyi olanı bulun ve unutmayın ki hiçbir şey kesin değildir, her şey esnektir, değişkenlik gösterir.
Yer değiştirin.
9
Bize ulaşın!
Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.