açık kitap

AÇIK DÖNGÜLERİNİZİN TANIMI 
GTD İLE AÇIK DÖNGÜLERİ KAPATMA

Açık döngülerinizi kapatmayı öğrenin

Hepimizin bildiği gibi önemli düşünceler, mevcut durumunuzla hiçbir ilgisi olmayan en uygunsuz anlarda gelir.  Doğru anlarda ise bu düşünceler akla hiç gelmiyor. Bu bir çoğumuzun düzenli olarak yaşadığı bir durum.

Sahilde yürüyüş yaparken, yapılması gereken ne kadar çok şey olduğunu ya da ne kadar çok fikrin biriktiğini kendi kendime düşündüğümde şu soruyu soruyorum, bununla en iyi nasıl başa çıkarız?


 Bu makalede cevap bulacağınız sorular şunlar:

Sağlığınız için daha az stres, daha fazla üretkenlik, dinginlik ve zihin özgürlüğü için

"Açık döngüler " nedir?

GTD'de, "açık döngüler" kavramını, kabul ettiğimiz ve henüz sonuçlandırmadığımız, tanımlamadığımız, uygulamadığımız tüm taahhütler olarak adlandırıyoruz. Yani bunlar düzenli olarak zihnimizde beliren bitmemiş işlerdir. Genellikle bu düşünceler, örneğin egzersiz sırasında, tamamen aniden aklımıza gelir ve bizi rahatsız, hatta bazen stresli hissettirir. Bazı durumlarda ise, bir projenin son teslim tarihinden hemen önce veya en kötü durumda sonrasında hafızamıza geri dönerler ve bizi terletirler.

Peki bu yarım kalmışlıklarla nasıl başa çıkabiliriz?

Açık Döngü Düzeyleri - Bir Öz Değerlendirme

Açık döngüleriniz ne kadar kesin olarak tanımlanıyor? İşte kendinizi değerlendirmenize yardımcı olabilecek bir ölçek:

"Sorumluluklarım ve görevlerim"...

Seviye 0 - Net değil ve zihnimde:  "Kötü tanımlanmış bir görevin zamanının geldiğinin farkındayım."

Belki bir iş arkadaşınızla çözülmemiş bir sorun var veya mevcut işinizden ya da sağlığınızdan memnun değilsiniz. Belki emeklilik için yeterli birikim yapıp yapmadığınızı düşünüyorsunuz. Ya da bu açık öğeyle henüz ilgilenmediniz. Sadece zihninizde dönüyor ve arada sırada beklenmedik bir şekilde ortaya çıkıyor.

Yanınızda taşıdığınız açık döngünün nedeni henüz açıklanmayan bir taahhüttür. Ancak beynimiz, düşünceleri ve ayrıntıları akılda tutmakta pek iyi değildir. Sonra arada sırada bir şeyler düşünüyoruz ama onun hakkında değil ve bu açık döngü bilincimize her çağrıldığında, üretken veya keyifli düşünceleri bastırır, hatta kendimizi kötü hissetmemize neden olabilir.

Zihniniz fikirleri geliştirmek için oradadır, onları orada tutmak için değil.
- David Allen

Seviye 1 - Net ve zihnimde:  “Yapılacak şey açık. Aracınız için bakım randevusu alın, internetten koşu ayakkabısı sipariş edin, yoga egzersizleri yapın ve annenizin doğum gününü kutlayın.

İyi haber şu ki, burada zaten ne yapacağınıza karar verdiniz. Kötü olan kısım ise, işi hemen yapmazsanız, size güvenilir bir şekilde hatırlatması için zihninize güvenemezsiniz. Muhtemelen bunu bir kereden fazla düşüneceksiniz, ki bu hiç istemediğimiz verimsiz bir durum. Ofiste bir şeyler yapılması gerektiği düşüncesiyle uyuyamadığınız hiç oldu mu? Eğer olduysa, o zaman neden bahsettiğimizi biliyorsunuz.

Seviye 2 - Belirsiz ve zihnimin dışında:  "Belirsiz ama önemli bir şey hakkında bir not yazdım."

Belki bir yere “tatil planı yap”, “doğum günü hediyesi al” ya da “bir toplantı için sunum hazırla” yazan bir kağıt parçası koymuşsunuzdur.

Düşüncelerini zihninizden çıkarmışsınız, ki bu başlı başına harika. Ancak, tam olarak ne olduğunu belirleyene kadar zihniniz tamamen gitmesine izin vermeyecektir (“Doğum günü hediyeleri hakkında tam olarak ne var?”). Ayrıca, bu durumda, açık görevi sorunsuz bir şekilde halletmeye nadiren hazır olursunuz. Bu, üretkenlik potansiyelinizi sınırlandırdığınız anlamına gelir.

Seviye 3 - Açık ve zihnimin dışında:  "Ne yapılması gerektiğini açıkça belirledim ve bir yere yazdım."

Belki de bir sonraki adımın bir müşteriyle görüşmeye hazırlanırken iş arkadaşınıza e-posta göndermek olduğunu yazmışsınızdır. Veya bir proje ile ilgili "Gelecek yıl için bütçeyi kesinleştir" adımını not aldınız. Şimdi bu iki şeyi yapılacaklar listesine eklediniz. Yani her şey açık, değil mi?

Bu noktada, bir kez daha iyi haberler ve kötü haberler var. İyi haber, anılarınız net ve zihninizin dışında. Ancak kötü haber, anıları henüz etkili bir şekilde kaydetmemiş olmanızdır. Bunu mümkün olan en iyi şekilde organize etmek için net sınırlar gereklidir. Bu, birbirine ait olan her şeyin aynı yerde saklandığı anlamına gelir.

Projeler ve bundan sonra yapılması gerekenler burada olduğu gibi düzensiz olursa, zamanı geldiğinde bunların hatırlatılma olasılığı azalır. Yazılacak e-postanın hatırlatıcısının, dijital bir cihazda yapabileceğiniz her şeyle birlikte bir listede olması daha akıllıcadır. Projenin ise, daha büyük ilişkilere ve sonuçlara genel bir bakış elde etmek istiyorsanız, inceleyebileceğiniz başka bir listede olmalıdır.

Seviye 4 - Net, zihnimin dışında ve doğru zamanda hazır: "Tam olarak doğru zamanda gördüğüm, açıkça tanımlanmış bir görevim veya açıkça arzu edilen bir sonucum var."

“Müdür ile bir sonraki görüşmede bütçe taslağı hakkında konuş” hatırlatması “Müdür ile görüşülecekler” başlıklı bir listede mevcut. “Yıllık Personel Gezisinin Planlanması” projesi ise, diğer önemli konuların yanı sıra, doğru yolda olduğundan emin olmak için haftalık olarak gözden geçireceğiniz bir proje listesinde yer almalıdır.

Açık döngülerle başa çıkmak için ipuçları

Açık döngülerinizle çalışabilmek için ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz:

Açık Kitaplar

Zihninizdeki açık döngüleri fark edin ve bir yere yazın.

Bunun için farklı seçenekleriniz var. Kağıt tabanlı bir sistemle çalışın, tüm görevleri tek tek kağıt parçalarına yazın ve daha sonra onlarla çalışmaya devam edin.

Tüm düşünceleri güvenilir bir şekilde kaydetmek ve bunları Outlook, Omnifocus veya Evernote gibi dijital sisteminize ek olarak daha sonra sıralayabilmek için akıllı telefonunuzdaki ek mobil uygulamalarını veya notlar işlevini kullanın. Böylece hiçbir şey elinizden kayıp gitmeyecektir.

Notlarınızı tek bir yerde toplayın.

Ne kadar az toparlama yeriniz olursa, her gün uğraştığınız notlarınızı, görevlerinizi, mesajlarınızı, randevularınızı ve belgelerinizi bulmak o kadar kolay olur. Ne kadar çok gelen sepetiniz varsa, örneğin evde çalışma masası, mutfak tezgâhı, komodin, ofis masası, araba, evrak çantası, çoklu dijital posta kutuları ve sosyal ağlar), bir şeyin unutulması o kadar kolay olur.

Sonraki adımları somut bir eylem olarak formüle edin.

Mümkün olduğunda, eldeki görevin fiziksel, gerçekçi sonraki adımlarını hemen yazmanızı öneririz. Toplantılar arasında bu mümkün değilse ve yalnızca akıllı telefonunuzdan konuyla ilgili bir anahtar kelime içeren hatırlatma e-postası yazmak için zamanınız varsa, bu da hiç yoktan iyidir, o zaman işi yeniden formüle etme görevi için bir hatırlatıcı oluşturun.

Haftalık gözden geçirmeyi rutin olarak gerçekleştirin.

Haftalık gözden geçirme uygulamasını düzenli olarak kullanın ve en geç burada projelerinize ve kategorilerinize tüm yarım kalmış işleri atayın. Bunu yapmak için tüm fiziksel ve dijital gelen kutularına bakın. Haftalık gözden geçirmenin ne kadar değerli ve destekleyici olduğunu ve nasıl gerçekleştirileceğini göreceksiniz.

 
 
 

Bize ulaşın!

Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.